Die Aufbewahrung und Archivierung der Buchungsbelege des Staates Freiburg erfolgt nach gesetzlichen Vorgaben und auf zulässigen Informationsträgern

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Fragen zum Thema Archivierung

Wie lange müssen Finanzdokumente aufbewahrt werden?

Nach Artikel 962 OR  sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.

Wie müssen Finanzdokumente archiviert werden?

  • Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  • Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
  • Unveränderbaren Informationsträgern, namentlich Papier oder Bildträger, ist der Vorzug zu geben. Für veränderbare Informationsträger gelten besondere Bedingungen. Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Fest- oder Wechselplatten).
  • Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.

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