Das Kreisschreiben vom VGA "Version 1.9.1 von DSK2 bez. des neuen Prozesses der Gebäudenachführung" beschreibt das neue Verfahren und liefert Links, um das Programm für die elektronische Signatur herunterzuladen.
Das Verfahren kann wie folgt zusammengefasst werden:
- Der Geometer fügt die Excel-Tabelle HO33 in der DSK2-EDV ein und liefert den Akt ans VGA, ohne das Nachführungsprotokoll zu drucken.
- Der VGA-Sektor Nachführung führt die technische Überprüfung durch, verifiziert und korrigiert, falls notwendig, die Excel-Abrechnung, fügt das Datum ein und unterschreibt sie, bevor sie im PDF Format gespeichert- und in der EDV einfügt wird.
- Der VGA-Sektor Nachführung benützt das Menü Berechnung HO33 und fügt den HO33 Betrag ohne MwSt. im Feld „Total HO33“ des Erfassungsformular ein, danach klick auf <RETURN> und den Button <Rechnung erstellen>. Das System erstellt die Rechnung des Geometers in der EDV (Dokument Typ = „HO33 - Rechnung“, nicht mit „HO33 - Berechnung der Gebühren“ zu verwechseln, welche mit der Excel- und PDF- Datei der Rechnung zugeordnet ist). Er fügt das Datum des Rechnungsversands ein. Nun ist der Geometer an der Reihe, die Rechnung zu visieren.
- Der Geometer findet alle zu visierenden Rechnungen im Empfang, Register Dokumente.
Um das Dokument numerisch zu unterschreiben, muss er über eine « SuisseID » und ein externes Programm (siehe Kreisschreiben) verfügen.
Er doppelklickt zuerst auf die entsprechende Zeile im Register „Dokumente“ und folgendes Fenster öffnet sich:
- Er öffnet das Dokument und speichert es auf dem Desktop...
Er startet die Signaturanwendung…
Mit LocalSigner Open Source zieht er das Dokument ins Fenster…
Das Programm schlägt vor, das Dokument ins Standard Format umzuwandeln, man muss es machen und das Dokument erneut speichern…
Danach muss er das Dokument wieder ins Fenster ziehen…
und das Dokument mit seiner SuisseID und dem zugehörigen Zertifikat unterschreiben…
Dann das unterschriebene Dokument wieder auf dem Desktop speichern…
Er kann dann, falls nötig, auf die entsprechende Zeile im Register „Dokumente“ doppelklicken, das Fenster wieder öffnen und auf <Dokument laden> klicken.
Das Dokument mit dem Validationsdatum ist in die DSK2-EDV geladen… - Das VGA-Sekretariat verfügt über ein Suchsmenü in « Akten », um die « Berechnung HO33 an SAP schicken » aufzulisten. Bis zur Automatisierung dieses Dienstes, erfasst das Sekretariat die Rechnung manuell in SAP und in DSK2, es öffnet im Akt das Menü « Berechnung HO 33 » und füllt ebenfalls manuell die Felder « Datum SAP Rechnungsversand » und « Datum Auszahlung » aus.
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Das Verfahren Abrechnung HO33 ist somit abgeschlossen.
