Das Zugangsgesuch muss so formuliert werden, dass das zuständige öffentliche Organ das gewünschte Dokument ermitteln kann. Deshalb müssen Sie möglichst viele Angaben über dieses Dokument machen (z.B. Datum, Titel, Referenznummer, Zeitraum, besonderes Ereignis, Sachbereich, Organ, das das Dokument erstellt hat, Organ, das das Dokument empfangen hat, weitere betroffene Behörden).
Das zuständige öffentliche Organ nimmt grundsätzlich innert maximal 30 Tagen Stellung zum Gesuch. Die Frist kann verlängert werden; in diesem Fall werden die Gesuchstellenden über die Verlängerung informiert.
Gehen Sie ganz einfach folgendermassen vor:
1.Speichern Sie das benötigte Musterschreiben auf Ihrem Computer ab.
2.Füllen Sie die notwendigen Angaben ein. Sämtliche Angaben werden nur dazu verwendet, das Zugangsgesuch zu bearbeiten.
3.Drucken Sie den Brief aus, unterschreiben und senden Sie ihn dem zuständigen öffentlichen Organ. Sie können dies per Post oder Email tun.
Formular oder Brief für Gesuche um Zugang zu amtlichen Dokumenten
Die Gesuch muss an das öffentliche Organ gerichtet werden, welches das Dokument erstellt oder als Hauptadressat von Dritten erhalten hat, die dem Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten nicht unterstellt sind.
Schreiben zur Anhörung Dritter durch das öffentliche Organ
Die Anhörung Dritter erfolgt in zwei Schritten:
1. Wenn der Zugang ein privates Interesse Dritter beeinträchtigen könnte, muss das öffentliche Organ, bei dem ein Gesuch um Zugang zu einem amtlichen Dokument eingegangen ist, den Zugang aufschieben und die Dritten anhören, damit sie Stellung nehmen und sich gegen den Zugang zu den Dokumenten gegebenenfalls widersetzen können.
2. Nachdem Dritte die Möglichkeit hatten, sich zu äussern, gibt das öffentliche Organ eine Stellungnahme ab, in der es beschliesst, in welchem Umfang es Zugang gewähren will. Diese ist an die gesuchstellende Person und an die angehörten Dritten gerichtet. Innert 30 Tagen nach dieser Stellungnahme können die gesuchstellende Person und alle Dritten, die Einspruch erhoben haben, einen Antrag auf Schlichtung bei der Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz stellen.
Diese beiden Briefvorlagen (Anhörung Dritter und an Dritte adressierte Stellungnahme) können von jedem öffentlichen Organ verwendet werden und sollten an den jeweiligen Fall angepasst werden. Die grau unterlegten Felder müssen ausgefüllt werden, die Identität der gesuchstellenden Person und der Dritten kann nur mit deren ausdrücklichen Zustimmung offengelegt werden. Ausserdem müssen die Stellungnahmen in Kopie der kantonalen Behörde für Öffentlichkeit, Datenschutz und Mediation übermittelt werden.
