Le service d'achat du matériel et des imprimés (SAMI) est subordonné à la Chancellerie d'Etat. Il est responsable de l'acquisition des fournitures, du matériel de bureau, des appareils de bureau ainsi que des imprimés pour l'ensemble des services de l'Etat.

Charte fournisseurs

Pour un comportement éthique dans les activités commerciales

Fondement d'une collaboration professionnelle
Toute relation commerciale entre un fournisseur et le Service d'achat du matériel et des imprimés (SAMI) repose sur la présente charte et est soumise à l'acceptation de cette dernière par le fournisseur. Celui-ci est tenu de porter son contenu à la connaissance de toute personne impliquée dans les processus d'achat et d'approvisionnement.

Interlocuteurs
Il convient de s'adresser au SAMI pour toutes les questions commerciales, techniques et administratives concernant l'acquisition des fournitures de bureau au sens large et des commandes d'imprimés (mise en page, appels d'offres et production). Le traitement administratif, y compris la facturation interne, relève de la compétence du service des achats dans tous les cas. Le non-respect de cette règle peut entraîner l'annulation de l'affaire en cours.

Entretiens commerciaux
Les fournisseurs qui souhaitent s'entretenir avec le service d'achat, conviennent d'un rendez-vous en précisant les raisons de la visite. Les points à traiter seront définis au moment de la prise de rendez-vous et soumis aux différents interlocuteurs. L'objectif de ces réunions est de faire le point au sujet des relations commerciales en cours ou futures (chiffre d'affaires, évolution des volumes, situation du marché, nouveaux produits, etc.).

Dossier du fournisseur
Le SAMI tient pour chaque fournisseur principal (A) un dossier alimenté par les informations que nous transmet la société. Ces informations nous parviennent en fonction de l'évolution des marchés, généralement sous forme électronique, format PDF. Les sujets discutés lors des entretiens intermédiaires et annuels sont résumés et archivés dans le dossier fournisseur.

Compliance (conformité à la règle)
Le terme compliance fait référence au respect des lois et des directives. Le fournisseur est prié de renseigner le service d'achat à propos des actions qu'il entreprend en matière de compliance (contrôles, processus internes, certification) et de s'assurer que ses éventuels sous-traitants soient également irréprochables.

Promesse et acceptation d'avantages matériels

Déontologie professionnelle
Aucun cadeau ou autre avantage matériel ne doit être ni octroyé ou promis au personnel de l'Etat. L'article 66 de la loi du 17 octobre 2001 sur le personnel de l'Etat (LPers, RSF 122.70.1) stipule qu'il est interdit au collaborateur ou à la collaboratrice de solliciter, d'accepter ou de se faire promettre pour lui ou elle ou pour autrui des avantages en relation avec son activité. La violation de cet article peut entraîner des conséquences pénales et/ou la résiliation extraordinaire des rapports de service. Les avantages de faible importance et socialement usuels, tels qu'objets publicitaires, chocolats, biscuits et vins, reçus sur le lieu de travail, sont admis pour autant qu'ils soient redistribués à l'ensemble du personnel du service.

 A titre d'avantages de faible importance ou socialement usuels, qui peuvent être acceptés, l'on peut nommer:

  • de petits cadeaux de politesse comme un stylo à bille, un calendrier de poche ou un calendrier mural;
  • de petits cadeaux pour clients;
  • des cadeaux d'une valeur inférieure à 50 francs, qui sont en rapport avec l'entretien de bonnes relations commerciales.

Accord requis pour toute communication
La mention de l'Etat de Fribourg dans le cadre de toute communication à l'égard de tiers par le fournisseur requiert impérativement l'accord écrit préalable de l'Etat.

Devoir de discrétion
Le fournisseur est tenu de traiter de façon confidentielle tout type d'information porté à sa connaissance dans le cadre de ses activités commerciales avec l'Etat.

Liaison électronique
Le service d'achat prévoit d'intensifier les transmissions de documents (commandes, confirmations de commandes, bons de livraison, factures) par voie électronique. Les fournisseurs sont priés de tout mettre en oeuvre pour atteindre cet objectif.

Etablissement des commandes et contrats
Les engagements financiers doivent être signés par les personnes autorisées au sens de la loi sur les finances de l'Etat (LFE) et de son règlement d'exécution (RFE). Ces documents requièrent la forme écrite. Les articles approvisionnés régulièrement font l'objet de contrats-cadres ou de conventions de prix.

Contrôle de qualité
Toute marchandise doit impérativement être livrée à l'adresse indiquée sur la commande. Les articles de stock sont réceptionnés par un personnel spécialisé et contrôlés en termes de quantité et, si possible, de qualité. L'utilisateur futur est responsable du contrôle qualité final. En tout état de cause, la réception des marchandises se fait toujours sous toutes réserves.

Délais de livraison
Si des délais de livraison ne peuvent pas être respectés, il convient d'en informer immédiatement le service d'achat en indiquant le motif correspondant et le nouveau délai de livraison. Les délais de livraison confirmés doivent impérativement être respectés.

Confirmation de commande
Toute commande supérieure à Fr. 3'000.00 doit impérativement déclencher l'envoi d'une confirmation. Celle-ci peut être envoyée par e-mail ou fax, mais devra dans tous les cas être émise par écrit.

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