La procédure d'établissement des documents de voyage et des visas de retour est réglée, au niveau fédéral, par l'Ordonnance sur l'établissement de documents de voyage pour étrangers (ODV) du 20 janvier 2010.
Le Secrétariat d'Etat aux migrations (SEM) établit les documents de voyage suivants (art. 1 ODV) :
- titres de voyage pour réfugiés;
- passeports pour étrangers;
- certificats d'identité pour requérants d'asile, personnes à protéger et personnes admises à titre provisoire;
- documents de voyage supplétifs en vue de l'exécution du renvoi ou de l'expulsion d'étrangers.
Les titres de voyage pour réfugiés et les passeports pour étrangers sont munis d'une puce (art. 1 al. 2 ODV).
Les étrangers reconnus comme réfugiés ou apatrides par la Suisse et les étrangers sans pièces de légitimation titulaires d'une autorisation de séjour ou d'établissement souhaitant se rendre à l'étranger doivent, avant le voyage envisagé, se présenter personnellement auprès du Service de la population et des migrants (SPoMi) afin de déposer leur demande de document de voyage (en règle générale six semaines avant l'échéance de la durée de validité de l'ancien document ou le voyage prévu). Le SPoMi saisit alors la demande dans le système informatique correspondant et la transmet par voie électronique au SEM. Au moment de la demande, les requérants doivent s'acquitter auprès du SPoMi de la taxe cantonale de traitement y relative (soit Frs 25.- par personne, y compris les enfants). Le requérant ou le représentant légal de l'étranger mineur ou interdit est tenu de confirmer, par sa signature, l'exactitude des données.Le SEM dispose de la compétence exclusive pour délivrer des documents de voyage. Il appartient également au SEM de constater si une personne est réputée sans papiers au sens de l'art. 6 ODV.
Si la demande est acceptée, le SEM prélève les émoluments supplémentaires prévus pour l'enregistrement des données biométriques et l'établissement du document (soit Frs 20.- par personne, y compris les enfants, pour la saisie des données biométriques et Frs 60.- par enfant de moins de 18 ans, respectivement Frs 140.- par adulte, pour l'établissement du document de voyage). Lorsque le paiement a été effectué, le SEM invite la personne concernée à s'adresser à l'autorité cantonale compétente pour la saisie des données biométriques (données personnelles et photographie numérique pour tout le monde et empreintes digitales des index gauche et droit des personnes âgées de plus de 12 ans). Il n'est pas nécessaire pour les personnes concernées de prendre préalablement rendez-vous auprès du SPoMi. Les données sont ensuite transmises à l'Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL) pour l'établissement du document de voyage personnalisé et son envoi au requérant par la poste. Si la demande est refusée, le SEM rend une décision formelle et la notifie au requérant. Un recours peut alors être interjeté dans les 30 jours auprès du Tribunal administratif fédéral (TAF).
Le titulaire d'un titre de voyage pour réfugiés ou d'un passeport pour étrangers est autorisé à revenir en Suisse pendant la durée de validité du document (pour autant que l'autorisation de séjour ou l'admission provisoire accordée avant le début du voyage n'ait pas expiré entre-temps). Le titre de voyage pour réfugiés n'habilite cependant pas son titulaire à se rendre dans son Etat d'origine ou de provenance (art. 8 al. 3 ODV).
La durée de validité du titre de voyage pour réfugiés et du passeport pour étrangers est de 5 ans (art. 9 ODV) et de 3 ans pour les enfants n'ayant pas encore trois ans au moment de l'établissement du document.