Einkauf
Verwaltung der Anschaffungen
Auf Kantonsebene wird der gesetzliche Rahmen der Anschaffungen von folgenden Erlassen festgelegt:
- Gesetz vom 11. Februar 1998
- Reglement vom 28. April 1998
- Interkantonale Vereinbarung vom 25. November 1994
über das öffentliche Beschaffungswesen. All diese Gesetzestexte stützen sich auf das Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB).
Das Amt für Drucksachen und Material muss die geltenden Vergabeverfahren einhalten. Es tätigt die Anschaffungen soweit möglich auf dem freien Markt und stellt die Gleichbehandlung der betroffenen Lieferanten sicher.
Der Kanton Freiburg ist Mitglied des «Groupe romand des économats cantonaux et communaux» (GRECO), eines nicht gewinnorientierten Vereins im Sinne der Artikel 60 ff. des Schweizerischen Zivilgesetzbuchs. Die Gruppierung verfolgt folgende Ziele:
- strategische Ausschreibungen für die Mitglieder (über die Einkaufszentrale GRAFOSA);
- Förderung des Austauschs von Kompetenzen und Erfahrungen beim Materialeinkauf;
- Beitrag zur Verbesserung und Rationalisierung der Verwaltungsdienste im Rahmen der Kompetenzen, die den Mitgliedern gegeben werden.
Diese Bündelung der Bedürfnisse und Kompetenzen der Kantone betrifft hauptsächlich Produkte mit identischen Eigenschaften. Dadurch können Einsparungen und qualitative Verbesserungen erzielt und gleichzeitig die Sachzwänge und Besonderheiten jedes Mitglieds beachtet werden.
Das Amt für Drucksachen und Material arbeitet eng mit der Lehrmittelverwaltung, die ihren Sitz an derselben Adresse hat, zusammen.
Vergabeverfahren
Im öffentlichen Beschaffungswesen wird zwischen mehreren Vergabeverfahren unterschieden:
Anschaffungen über dem Grenzwert
Über dem Grenzwert wählt der Auftraggeber das offene Verfahren oder das selektive Verfahren. Bei beiden Verfahren muss der Auftrag obligatorisch veröffentlicht werden, wie das vom Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen (simap.ch) vorgesehen wird.
Offenes Verfahren. Der Auftraggeber veröffentlicht die Ausschreibung auf der Plattform «simap.ch». Alle interessierten möglichen Lieferanten können innert 40 Tagen eine Offerte einreichen.
Selektives Verfahren. Der Auftraggeber veröffentlicht die Ausschreibung auf der Plattform «simap.ch». Alle interessierten möglichen Lieferanten können innert 25 Tagen einen Antrag auf Teilnahme einreichen. Der Auftraggeber wählt die Lieferanten, die ihm für eine Offerte am geeignetsten erscheinen. Diese werden eingeladen, innert 40 Tagen eine Offerte einzureichen.
Freihändiges Verfahren. Der Auftraggeber kann den Auftrag einem Lieferanten direkt und ohne Ausschreibung vergeben, sofern die Verfahrensregeln gemäss Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen ausdrücklich eingehalten werden. Selbst wenn die Voraussetzungen für eine freie Vergabe erfüllt sind, lässt der Auftraggeber soweit möglich den Wettbewerb spielen.
Anschaffungen unter dem Grenzwert
Einladungsverfahren. Der Auftraggeber bestimmt, welche Lieferanten eingeladen werden, eine Offerte einzureichen.Soweit möglich und je nach Art des Produkts und nach dem geschätzten Preis der geplanten Anschaffung verlangt er mindestens drei Offerten.
Zuschlagskriterien
Die Aufträge werden dem Anbieter, der die vorteilhafteste Offerte eingereicht hat, vergeben. Für normales Verbrauchsmaterial, das nicht besonders komplex ist, kann der Zuschlag ausschliesslich nach dem Kriterium des günstigsten Preises gegeben werden, wobei die besonderen Spezifizierungen in der Ausschreibung berücksichtigt werden.
Verwaltung der Lieferanten
Das Amt für Drucksachen und Material erwartet von den Lieferanten, dass sie innovativ und bereit sind, dazu beizutragen, dass die Leistungen des Staates beibehalten und ständig verbessert werden. Beim Einkauf von Gütern wird der Schwerpunkt auf die Qualität der Produkte während des ganzen Lebenszyklus gelegt. Die technischen Spezifikationen und Anforderungen werden vollkommen neutral festgelegt. Alternative Offerten und innovative Lösungen sind willkommen. Für die wichtigsten Produkte und Ausrüstungen (Büroapparat, Papier, Ablagematerial usw.) bemüht sich das Amt, langfristige Partnerschaften (Rahmenverträge oder Preisvereinbarungen) aufzubauen. Für normale Produkte stammen die Lieferanten im Wesentlichen aus der Umgebung. Wenn nötig oder wenn das Verhältnis von Preis und Qualität nicht befriedigt, wird der Auftrag auf andere Regionen ausgedehnt. Die Produkte werden nach folgenden Kriterien beurteilt und ausgewählt: Qualität, Preis, Lebensdauer, Entsorgungsmöglichkeit und Lieferfristen. Auch die Vertrauenswürdigkeit und das Innovationspotenzial des Partners sowie Umweltaspekte der Produkte werden berücksichtigt.