Accès à divers documents officiels

Est compétent pour traiter une demande d’accès l’organe public qui a produit le document ou qui l’a reçu à titre principal (art. 37 al. 1 loi sur l’information et l’accès aux documents, LInf). Les organes concernés discutent ensemble du traitement de la demande en question. Dans l’hypothèse où plusieurs organes publics ayant produit ensemble un document ou ayant tous reçu un document à titre principal ne peuvent se mettre d’accord, la demande sera traitée par l’organe principalement chargé du dossier dont relève le document. Cette règle s’applique également aux demandes d’accès portant sur plusieurs documents établis par divers organes, mais qui tous concernent le même dossier (art. 17 al. 3 de l’ordonnance sur l’accès aux documents, OAD).

 Si le document requis se trouve en possession de plusieurs organes publics mais qu’aucun d’eux n’est ni l’auteur, ni le destinataire principal de celui-ci (document uniquement reçu en copie), chaque organe public qui détient le document considéré est compétent pour traiter de la demande d’accès sur requête du demandeur.

La prise de position d’un organe public transmise à un autre organe public dans le cadre d’une procédure est un document officiel puisqu’il a été établi, signé ou approuvé (art. 2 OAD). Il en va de même lorsque la décision résultant de la procédure se distingue sur le fond de celle adoptée par l’organe public. L’accès est cependant restreint, différé ou refusé si l’une des dispositions d’exception prévues par la LInf s’applique.

Tout document répondant aux critères fixés par la LInf (art. 2 OAD) est un document officiel soumis au droit d’accès. Cette règle s’applique aussi aux documents transmis par des tiers (non ou partiellement soumis à la LInf) à un organe public. Ces documents sont soumis au droit d’accès, à moins de satisfaire à un motif d’exception prévu par la LInf ou par la législation spéciale. 

Dans la mesure où le document fédéral en question a été adressé à un organe public, il est également assimilable à un document officiel au sens de la LInf (art. 29 al. 1 let. a LInf a contrario) et relève donc du champ d’application de celle-ci. Dans cette situation, il convient cependant de procéder à l’analyse du bien-fondé de l’accès en collaboration avec le service fédéral concerné qui aurait dans ce cas-là la qualité de tiers concerné (art. 32 al. 2 LInf).

Non. Selon les circonstances, des notes manuscrites peuvent tout à fait être considérées comme un document officiel. Un document est dit destiné à l’usage personnel, donc exclu du droit d’accès, lorsqu’il concerne l’accomplissement d’une tâche publique mais qu’il est utilisé exclusivement par son auteur comme moyen auxiliaire (art. 2 al. 3 OAD). Mais si les notes manuscrites sont aussi consultables par d’autres personnes et qu’elles servent même à la rédaction d’un document officiel, il faut alors aussi les considérer comme un document officiel. 

L’accès aux rapports d’évaluation des prestations de l’administration et de l’efficacité des mesures prises par celle-ci est garanti à condition que l’évaluation ne concerne pas les prestations de personnes déterminées et que l’organe sur lequel porte l’évaluation ait décidé des suites qu’il entend lui donner ou qu’un délai de six mois se soit écoulé depuis son dépôt (art. 30 al. 2 LInf). Si le rapport d’évaluation concerne les prestations de personnes déterminées, il convient éventuellement de restreindre l’accès au titre de la protection des données personnelles. 

Selon la loi sur l’information et l’accès aux documents, sont aussi réputés documents officiels ceux qui peuvent être établis par voie de traitement informatique en extrayant les informations concernées d’une base de données (art. 22 al. 2 LInf). Par contre, les bases de données et les informations qu’elles contiennent et qui font l’objet d’une commercialisation ne sont pas soumises au droit d’accès (art. 21 al. 2 LInf). 

Tous les courriers électroniques qui répondent aux critères du document officiel (art. 22 LInf et art. 2 OAD), c’est-à-dire en particulier s’ils sont en lien avec l’accomplissement d’une tâche publique, sont en principe soumis au droit d’accès selon la LInf. N’y sont pas soumis les courriers électroniques dont le contenu est strictement privé et qui sont acheminés via le système de courrier électronique d’un organe public.

La LInf ne prévoit pas la catégorie de documents dits internes. Si un document répond aux critères légaux – c’est-à-dire qu’il concerne l’accomplissement d’une tâche publique, qu’il est achevé et qu’il n’est destiné ni à un usage commercial, ni à un usage personnel – il est soumis au principe du droit d’accès. L’accès est cependant restreint, différé ou refusé si l’une des dispositions d’exception prévues par la LInf s’applique. Pour le déterminer, il faut examiner chaque cas d’espèce. 

Le droit d’accès aux pièces justificatives de postes donnés des comptes d’une commune n’est pas garanti, contrairement au droit de consultation applicable aux comptes des communes (art. 103bis al. 1 loi sur les communes, LCo, a contrario). La commune devrait procéder à une analyse pour déterminer si l’accès porte préjudice à un intérêt public ou privé et, le cas échéant, limiter, voir refuser l’accès aux pièces justificatives. Dans ce cas, le requérant peut introduire une demande en médiation auprès de la/du Préposé-e à la transparence. 

Tout au long de la procédure de mise à l’enquête publique auprès de la commune concernée, la législation spéciale s’applique pour toute question relative à la demande de permis de construire. Ainsi, en cas de demande d’accès au dossier, ce n’est pas la LInf qui est déterminante, mais la loi sur l’aménagement du territoire et les constructions (LATeC), ainsi que son règlement. 

La LInf s’applique également aux documents qui ont été versés aux archives. Etant donné que des tiers – notamment le propriétaire du bien qui a sollicité le permis de construire - sont concernés, la commune doit les consulter pour leur permettre au besoin de faire valoir leur avis (art. 32 al. 2 LInf). Si les tiers sont d’accord et que la commune ne voit aucun inconvénient non plus à ce que l’accès soit accordé, il convient de l’octroyer. Si les tiers s’opposent à la publication, il appartient à la commune d’opérer une pesée des intérêts pour déterminer si l’opposition des tiers justifie le refus ou si l’octroi par la commune se justifierait sur la base d’un intérêt public prépondérant à la publication. Le cas échéant, il s’agira pour la commune d’informer les tiers qu’elle envisage de donner un droit d’accès au(x) document(s). Elle peut aussi envisager d’accorder l’accès moyennant le caviardage de certaines parties. Le demandeur, ainsi que les tiers concernés, ont la possibilité de déposer une requête en médiation auprès du/de la Préposé-e cantonal-e à la transparence (art. 32 al. 3 et art. 33 al. 1 LInf).

L’enregistrement d’une assemblée communale a valeur de document officiel assorti d’une garantie au droit d’accès puisque les assemblées communales sont publiques. Le règlement d’exécution du 28 décembre 1981 de la loi sur les communes précise toutefois à l’art. 3 al. 2 que les enregistrements peuvent être effacés après que l’approbation du procès-verbal est devenue définitive. 

L’accès aux procès-verbaux de séances non publiques n’est pas garanti (art. 29 al. 1 let. b LInf). Cependant, l’art. 103 bis al. 2 let. a LCo prévoit que le conseil communal peut autoriser, par une décision prise à l’unanimité, la consultation de tout ou d’une partie des procès-verbaux de ses séances, des séances des commissions de l’assemblée communale et des séances des commissions administratives. Il convient, le cas échéant, de caviarder d’éventuelles données personnelles de tiers. Si des objets qui entrent dans la catégorie des informations sur l’environnement au sens de l’art. 22 al. 4 LInf ont été traités à l’occasion d’une séance du conseil communal, alors les informations y relatives sont par principe soumises au droit d’accès. En cas de demande d’accès, le conseil communal peut cependant démontrer qu’il existe en l’espèce un autre motif d’exception conforme à la Convention d’Aarhus, qui justifie de restreindre ou de refuser l’accès requis.

Toute personne morale ou physique, indépendamment de sa nationalité, de son domicile ou de son âge, a le droit d’accéder à l’ensemble des documents officiels ou à être renseignée sur leur contenu. Le droit d’accès est susceptible d’être examiné par un organe judiciaire, et dans des cas motivés, il peut être restreint par l’organe public compétent (art. 20, 25 ss LInf et art. 7ss OAD). Partant, une personne en résidence secondaire dans la commune, ou qui n’y réside pas du tout, a donc le droit d’accéder au procès-verbal de l’assemblée communale. L’art. 13 al. 2 RELCo précise que le procès-verbal est publié sur le site Internet de la commune dès sa rédaction, moyennant toutefois certaines restrictions. 

Le principe est la consultation du/des tiers concerné(s), en l’occurrence le club de football, afin d’avoir son avis (art. 32 al. 2 LInf). Dans l’hypothèse où non seulement le club de football serait favorable à ce que l’accès au document soit accordé, mais également la commune, il convient d’octroyer le droit d’accès. En cas de refus du côté du club de football, il appartient à la commune d’opérer une pesée des intérêts pour déterminer si l’opposition du club justifie le refus ou si l’intérêt public à la publication l’emporte. Le cas échéant, la commune devrait informer le club de football du fait qu’elle envisage d’accorder le droit d’accès. Ce dernier aura alors la possibilité de déposer une requête en médiation auprès de la Préposée à la transparence (art. 32 al. 3 et art. 33 al. 1 LInf). 

L’art. 84bis LCo règle l’enregistrement et la publication des documents relatifs à la collaboration avec des tiers. Il est précisé que chaque commune tient un registre de toutes les formes de collaboration avec des tiers qui lui imposent des obligations ou lui confèrent des droits. L’art. 84bis al. 2 LCo souligne que l’accès du public aux conventions relatives aux ententes intercommunales et aux contrats portant délégation de tâches communales est garanti. Selon l’art. 42b al. 2 lit. d RELCo, le registre et les documents relatifs aux collaborations avec des tiers mentionnés à l’art. 84bis LCo doivent même se trouver sur le site Internet de la commune. Le contrat mentionné est donc accessible au public. 

Les mesures de vent récoltées dans le cadre d’un projet d’éoliennes constituent des informations sur l’environnement qui se rapportent à des activités d’intérêt public. Si la commune détient ces informations, le droit d’accès est en principe applicable, peu importe qu’elles aient été transmises à la commune en tant que destinataire principal ou uniquement en tant que destinataire mis en copie. Le demandeur peut par conséquent déposer une demande d’accès auprès de la commune, afin de consulter ces documents. La personne privée qui a établi les documents considérés devra être consultée en qualité de tiers concerné. Lors de l’examen de la demande, la commune devra interpréter les éventuelles exceptions applicables au droit d’accès de manière restrictive conformément aux exigences de la Convention d’Aarhus. 

Non. Dans ce cas, c’est la législation spéciale qui s’applique, en l’occurrence l’ordonnance du 18 juin 2002 concernant la consultation des registres d’impôt. Pour assurer une pratique uniforme des communes relative à la consultation des registres de l’impôt, le Conseil d’Etat définit les conditions posées à la consultation et les émoluments y relatifs.