La personne invitée doit se rendre auprès de la représentation suisse du pays dans lequel elle se trouve. Elle y dépose une demande de visa (Schengen).
La représentation suisse à l'étranger décide s'il est nécessaire d'exiger de cette personne une déclaration de prise en charge d'un garant en Suisse. Si oui, la personne requérante doit compléter un formulaire de déclaration de prise en charge et le transmettre à la personne qui se porte garante.
Le garant complète et signe le formulaire de déclaration de prise en charge qu'il remet personnellement pour contrôle à sa commune de domicile. Celle-ci examine si le garant est en mesure d'assumer les obligations financières liées à son engagement.
Le formulaire est ensuite transmis au service de la population et des migrants. Le service le retourne avec ses éventuelles remarques complémentaires à la représentation suisse via le Secrétariat d'Etat aux migrations.
Dans le cadre de ses propres compétences, la Représentation suisse peut refuser un visa. Dans ce cas, la Représentation suisse rend une décision formelle. Une voie de recours (opposition) est alors ouverte contre cette décision auprès du le Secrétariat d'Etat aux migrations puis, en cas de rejet de l'opposition par cet Office, auprès du Tribunal administratif fédéral.