Le Référentiel cantonal

Buts du Référentiel cantonal

Soutien à la digitalisation des processus de l'ensemble des organes de l'Etat dans une perspective transversale
Mise à disposition d’une infrastructure numérique de traitements de données dotée d'une gouvernance centrale
Fourniture de données qualifiées et actualisées de personnes et d'organisations en interaction et/ou en relation directe avec les organes de l'Etat et pouvant être partagées à des organes publics du canton de Fribourg ou à des personnes privées chargées de l'accomplissement de tâches publiques
Application uniforme de nouvelles règles et de nouveaux traitements liés à l'identification, à la disponibilité, à la qualité, à la conformité, à la sécurité des données qui lui sont rattachées ainsi qu'à leur accès.

Données du Référentiel cantonal

Constituées à partir d'un ensemble de données communes à plusieurs applications et/ou systèmes d'information, elles facilitent leur interopérabilité (formats d’échange standardisés)
Données ayant pour finalité l'identification, le recensement, la localisation, le contact ou la représentation de la personne ou de l'organisation
Référentiels alimentés principalement par les données harmonisées issues des registres des organes contributeurs de l'Etat et des communes et par les données de référence issues des registres officiels de la Confédération :
- Données des personnes physiques qui sont domiciliées dans le canton de Fribourg ou qui entretiennent avec l'Etat des relations justifiant leur inscription
- Données des personnes morales et autres organisations reconnues qui ont leur siège dans le canton de Fribourg ou qui entretiennent avec l'Etat des relations justifiant leur inscription
- Données de nomenclatures et autres caractères utiles à l'administration (codes, abréviations, libellés standardisés et critères de classification…)
Données référentielles de base : contiennent les indications minimales nécessaires à l'identification d'une personne ou d'une organisation et à ses coordonnées. Elles font l'objet de contrôles et de mises à jour continus à des fins d'harmonisation. La personne concernée, son représentant ou sa représentante, peuvent fournir volontairement et facultativement d’autres données.

Traitements des données

Selon bases légales et conformément à la stratégie de cyberadministration de l'Etat de Fribourg.
Attribution progressive systématique d'un identifiant unique
Comparaison systématique de données de référence provenant des systèmes d'information des organes contributeurs de données
Voir aussi l’annexe 3 de l’ordonnance RSF 184.16

Gouvernance des données du Référentiel cantonal

Responsable des traitements : Commission de gouvernance des données référentielles. La composition de la Commission peut évoluer en fonction des besoins et priorités identifiés. Sa composition est arrêtée par le Conseil d’Etat et est disponible sous commissions
Gouvernance des données assurée conjointement avec un comité de qualité des données référentielles (supervision SSD) et un comité de conformité d'utilisation de ces données (supervision CHA). Différentes unités administratives partenaires y sont actives. Voir aussi l’annexe 1 de l’ordonnance RSF 184.16
La gestion centralisée des données se fait de manière coordonnée avec le SITel qui assure l'intégration des données, la sécurité du système d'information, les ressources nécessaires à la mise en œuvre technique du Référentiel cantonal et à son exploitation

Mise en service du Référentiel cantonal et accès aux données

Intégration progressive de fonctionnalités et d’organes contributeurs et utilisateurs de données autorisés
Les sources, le périmètre et le catalogue des données sont ajustés et mis à jour par étapes durant la phase pilote en fonction des besoins et priorités identifiés
Durant la phase pilote, l'Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation (ATPrDM) est régulièrement consultée au sujet de l'évolution de la mise en œuvre et de l'exploitation du Référentiel cantonal

Organisation en phase pilote

Voir l’annexe 2 de l’ordonnance RSF 184.16
Planning, périmètres, catalogues et utilisateurs/trices initiaux (partenaires de l’organisation, phase projet)

Référentiel des nomenclatures

Réalisé	Périmètres/catalogues	Utilisateurs/trices
1^er au 4^ème trimestre 2020	Informations générales des communes, districts, cantons, pays	Organes de l’Etat (exclusivement)
	Adresses de La Poste	> Utilisateurs/trices métier avec droits retreints selon rôles > Intendance des données
	Enumérations
	Données publiques : adresses bâtiments et logements
2^ème trimestre 2022	Fonctionnalités du MADD (adaptations RegBL)	Domaine métier suppl. : SCom

Référentiel des personnes physiques (PP)

Réalisé/planifié	Périmètres/catalogues	Utilisateurs/trices
1^er trimestre 2021 au 3^ème trimestre 2022	Données identitaires (PP) : population référencée dans les registres des habitants	Utilisateurs/trices avec droits retreints des domaines autorisés selon rôles > Intendance des données > Participant-e-s aux tests > Préposé-e-s au contrôle des habitants (communes-pilotes) Domaines métiers autorisés, dont le Guichet virtuel, SCC et SPO
1^er au 4^ème trimestre 2021	Plateforme d’intendance des données référentielles	Réseau d’intendant-e-s des domaines contributeurs Intendant-e-s des domaines contributeurs Préposé-e-s au contrôle des habitants (communes-pilotes)
4^ème trimestre 2021	Outils d’analyse et de contrôle des accès (journalisations)	Délégué-e-s à la protection des données
2^ème trimestre 2022	Extension des types d'incidents gérés	Gouvernance centrale et domaines contributeurs
3^ème trimestre 2023	Mise en service Accès écrans et interfaçage Nouvelle version du format d’échange	Domaines priorisés par la Commission de gouvernance des données référentielles OP - extrait cantonal (SJ)
1^er au 4^ème trimestre 2024	Intégration de données du SYMIC Compléments au catalogue des habitants Monitoring des sources de données Compléments aux fonctionnalités utilisateurs, au traitement des annonces et à la diffusion des identifiants Fusions de communes	Utilisateurs/trices des domaines autorisés selon rôles > Intendance des données > Participant-e-s aux tests Domaines priorisés par la Commission de gouvernance des données référentielles et organes autorisés
1^er trimestre 2025	Migration technique importante
	Intégration de services bénéficiaires	ECAS

Référentiel des entreprises et établissements (EE)

Réalisé/planifié	Périmètres/catalogues	Utilisateurs/trices
1^er trimestre 2023	Début des prétraitements qualité sur les données EE	Réseau d’intendance étendu au sein de l’Etat > Intendant-e-s des domaines contributeurs
1^er au 3^ème trimestre 2024	Traitements sur données identitaires (EE) : entreprises identifiées dans les registres cantonaux et dans le registre fédéral REE Implémentation du format d’échange Réalisation du Référentiel (MVP)	Domaines contributeurs et priorisés Guichet virtuel, SCC, AFin (SAP), SFP, SPE, SMC
4^ème trimestre 2024	Outils d’analyse et tests métier Extension du périmètre des données	SSD, CHA
1^er trimestre 2025	Monitoring des événements Migration technique importante	SITel
	Outils d’analyse et de contrôle des accès (journalisations) Finalisation et mise en service de la version de base	Utilisateurs/trices des domaines priorisés et ECAS > Délégué-e-s à la protection des données

Données officielles d’identification de la personne vérifiées au sein de l’administration

Un contrôle plus généralisé des données d’identification enregistrées dans les administrations a été effectué et se poursuit conformément aux objectifs de mise en œuvre du principe once-only dans le contexte de l’eGouvernement. Le but est de s'assurer que les informations personnelles traitées, notamment celles conservées dans le Référentiel cantonal, correspondent aux données officielles, à celles de l’état civil et du système d'information central sur la migration, ainsi qu’à celles des registres fédéraux des entreprises et établissements.

Pour répondre aux attentes du Conseil d’Etat dans le cadre de la mise en œuvre de la cyberadministration et du Référentiel cantonal, un contrôle de l'exactitude des données de base des registres de personnes physiques et morales de différentes autorités et organes administratifs a été entrepris et se poursuit de manière systématique. Le but principal est de s'assurer que les informations traitées et conservées correspondent aux données officielles (conformément aux dispositions légales cantonales et fédérales ainsi qu'aux directives fédérales d'harmonisation des registres). Ce travail a permis l'attribution systématique d'un identifiant cantonal unique à toute personne ou organisation qui est en interaction et/ou en relation directe avec un organe de l'Etat contributeur aux données du Référentiel cantonal. Il facilite également la réalisation et le suivi de certaines démarches pour les utilisateurs et utilisatrices du Guichet virtuel.

Une des conséquences pour certains citoyens et citoyennes est l'adaptation possible de leurs nom et prénoms officiels ainsi que prénoms usuels aux données officielles et aux exigences de tenue des registres. Le suivi des démarches d’harmonisation sera renforcé au fil du temps dans le cadre de procédures de normalisation et de traitement des divergences applicables à l'ensemble des intervenants, Etat, communes et organes en charge de la gouvernance. Les registres communaux des habitants et les données similaires utilisées transversalement au sein de l'administration cantonale fribourgeoise peuvent dès lors faire l'objet de rectifications principalement sur les données de base.

En cas de contestation sous réserve de documents d’état civil probants, le citoyen a la possibilité de faire une demande de rectification de ses données. En l’absence de ces documents, une procédure soumise à émolument existe auprès de l’Etat civil pour faire une demande de changement de noms et prénoms moyennant des motifs légitimes. Au besoin, des renseignements peuvent être obtenus auprès des préposé-e-s communaux au contrôle de l'habitant ou, pour les ressortissants et ressortissantes étrangers, auprès du Service de la population et des migrants (SPoMi) également.

Les contrôles se poursuivent également sur sur les adresses des personnes et sur les données des entreprises et des établissements dans des registres de différents organes de l'Etat. Des identifiants sont traités concernant les personnes morales et unités locales (établissements) enregistrées dans le Référentiel cantonal. Le droit de rectification et de blocage de la communication des données leur est également acquis si leurs organes en font la demande conformément aux dispositions de la LPrD.

Nous rendons attentives les associations qu’elles peuvent également demander à s’enregistrer dans le registre fédéral IDE afin d’optimiser certains traitements et éviter la ressaisie de données pour chaque démarche administrative. Les associations non encore inscrites auprès d’une autorité sont alors tenues de fournir un document certifiant leur existence, généralement les statuts.

Les prescriptions d'annonce auprès des registres du commerce en cas de changements de données, notamment dans les noms, raisons sociales et coordonnées des entités juridiques inscrites sont également applicables.

Nous remercions d'ores et déjà l'ensemble des administrées et administré ainsi que les représentantes et représentants des organisations de leur soutien.

Informations complémentaires :

Bases légales principales

Après une phase d'essai des projets pilotes de 2 ans, le cadre expérimental a été maintenu sur la base du rapport d’évaluation au CE. Il prendra fin dès l’entrée en vigueur de la Loi sur la cyberadministration (LCyb) en cours de révision.

Liens connexes

Chancellerie de l'Etat de Fribourg

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