Leiftaden für die Gemeinden – Begriffe

Amtliche Dokumente sind Informationen, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet sind und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, sowie Dokumente, die durch einen elektronischen Vorgang, bei dem die betreffenden Informationen aus einer Datenbank abgerufen werden, erstellt werden können. Dabei kann es sich namentlich um Berichte, Studien, Protokolle, Statistiken, Register, Richtlinien, Weisungen, Korrespondenz, Stellungnahmen oder Entscheide handeln.

Keine amtlichen Dokumente im Sinne des InfoG sind Dokumente, die nicht fertig gestellt oder zum persönlichen Gebrauch bestimmt sind.

Auf den Begriff der Information über die Umwelt wird in Art. 22 Abs. 4 InfoG eingegangen. Dabei wird auf die verschiedenen Gesetzgebungen auf eidgenössischer und kantonaler Ebene im Umweltbereich verwiesen.

Informationen über die Umwelt sind demzufolge Informationen, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet sind und die aus den Vollzugsbereichen der Gesetzgebungen über den Umweltschutz, den Natur- und Landschaftsschutz, den Gewässerschutz, den Schutz vor Naturgefahren, den Schutz der Wälder, die Jagd, die Fischerei, die Gentechnik und den Klimaschutz stammen, sowie Informationen zu Vorschriften über die Energie, die sich auf diese Bereiche beziehen.

Das Zugangsrecht ist das Recht jeder und jedes Einzelnen, den in diesem Gesetz vorgesehenen Zugang zu den amtlichen Dokumenten im Besitz der öffentlichen Organe zu erhalten (Art. 20 Abs. 1 InfoG). Die amtlichen Dokumente unterstehen auch nach ihrer Ablieferung an das Archiv dem Zugangsrecht nach diesem Gesetz (Art. 20 Abs. 2 InfoG).

Das Zugangsrecht ist das Schlüsselelement im Bereich Öffentlichkeit und Transparenz, aber auch im Bereich Datenschutz. Beim Zugangsrecht, das auf der Datenschutzregelung basiert, handelt es sich allerdings um ein rein persönliches Recht jeder und jedes Einzelnen (eine volljährige, minderjährige oder urteilsfähige Person unter umfassender Beistandschaft), während das Zugangsrecht im Bereich Öffentlichkeit und Transparenz auf das öffentliche Organ ausgerichtet ist. Es handelt sich wie oben beschrieben um das Recht jeder und jedes Einzelnen auf Zugang zu amtlichen Dokumenten oder Auskünfte über ihren Inhalt (Art. 20 und 25 ff. InfoG und Art. 7 ff. DZV).

Eine Anfrage muss als Zugangsgesuch im Sinne des InfoG gesehen werden, wenn es dabei um eines oder mehrere offizielle zugängliche Dokumente im Sinne des InfoG geht.

Nicht als Zugangsgesuche gelten Nachfragen nach bereits publizierten Dokumenten oder generelle Auskünfte (z.B. zum Stand eines Projekts).

Die betroffene Person ist eine natürliche oder juristische Person, über die Daten bearbeitet werden.

Der Verantwortliche ist das öffentliche Organ, das allein oder zusammen mit anderen über den Zweck und die Mittel der Bearbeitung von Personendaten entscheidet. Die Verantwortlichen spielen eine wesentliche Rolle insbesondere bei der Meldung der von ihnen durchgeführten Bearbeitungstätigkeiten und ihrer jeweiligen Änderungen (Art. 38 Abs. 3 DSchG) und bei der Gewährung des Auskunftsrechts (Art. 27 ff. DSchG).

Das mitverantwortliche Organe ist das öffentliche Organ, welches zusammen mit einem oder mehreren anderen Verantwortlichen über die Zwecke und Mittel der Bearbeitung von Personendaten entscheidet.

Zu diesem Zweck ist klarzustellen, dass, wenn mehrere öffentliche Organe zusammen Daten bearbeiten, die Verteilung ihrer Pflichten zu datenschutzrechtlichen Aspekten in der Meldung nach Artikel 38 zu regeln ist, es sei denn, dass sie ausdrücklich aus einer gesetzlichen Bestimmung hervorgeht (Art. 36 Abs. 2 DSchG). Darüber hinaus müssen die Informationen zum Verantwortlichen und zu jedem Mitverantwortlichen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt werden (Art. 38 Abs. 2 Bst. a und b DSchG).

Der Auftragsbearbeiter ist die private Person oder öffentliches Organ, die oder das im Auftrag des Verantwortlichen Personendaten bearbeitet.

Personendaten (Daten) sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (d.h. die ohne Zuhilfenahme unverhältnismässiger Mittel identifiziert werden kann), und zwar in Form von Wörtern, Bildern oder Zeichen. Es muss sich um ganz bestimmte Personen handeln, was im Prinzip Statistiken ausschliesst, die grundsätzlich mit «anonymisierten» Daten arbeiten (also ohne möglichen Bezug zu den betroffenen Personen).

Besonders schützenswerte Personendaten sind Daten, die besonderen Einblick in die Persönlichkeit der Betroffenen geben, sich also z.B. auf wesentliche Charakteristiken beziehen, den persönlichen Geheim- oder Privatbereich betreffen, den Ruf oder das Ansehen berühren. Dazu gehören:

• Daten zu den religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Ansichten oder Tätigkeiten (Ziff. 1); 
• Daten zur Gesundheit, zur Intimsphäre oder zur Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie (Ziff. 2); 
• genetische Daten (Ziff. 3); 
• biometrische Daten, mit denen eine natürliche Person eindeutig identifiziert wird (Ziff. 4);
• Daten zu Massnahmen der Sozialhilfe (Ziff. 5);
• Daten zu Betreibungen oder zu strafrechtlichen und administrativen Sanktionen (Ziff. 6).

Sie erfordern besondere Schutzmassnahmen, insbesondere eine besondere Sorgfaltspflicht (Art. 11 DSchG).

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung von Personendaten, die darin besteht, dass diese Personendaten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Die Einwilligung ist die Zustimmung der betroffenen Person zu einem möglichen Eingriff in die Persönlichkeitsrechte durch einen Dritten. Die Einwilligung muss freiwillig und aufgeklärt erfolgen. Sie ist freiwillig, wenn sie ohne Drohung sowie ohne unvernünftigen, direkten oder indirekten Druck erfolgt; die betroffene Person muss über alle Elemente verfügen, die es ihr erlauben, eine Entscheidung in Kenntnis aller Umstände zu treffen. Eine Einwilligung ist aufgeklärt, wenn die betroffene Person den Urheber der Datenbearbeitung, deren Zweck und Art, den Umfang der Datensammlung sowie deren möglichen Empfänger kennt. Beispiel: Der Mitarbeiter muss die Gründe wie auch den Zweck der Veröffentlichung seines Fotos kennen.

Unter Bearbeitung ist jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren zu verstehen, insbesondere die Beschaffung, Speicherung, Aufbewahrung, Verwendung, Umarbeitung, Bekanntgabe, Verknüpfung, Auslagerung, Löschung, Archivierung und Vernichtung.

Darunter ist jede Form der Erhebung von Personendaten bei der betroffenen Person, einem öffentlichen Organ oder bei Dritten zu verstehen.

Es geht dabei darum, Personendaten Dritten zugänglich zu machen, beispielsweise, indem sie eingesehen werden dürfen, weitergegeben oder veröffentlicht werden. Dieser Begriff umfasst sowohl die Bekanntgabe im Einzelfall als auch die systematische Bekanntgabe, die Weitergabe von Auskünften wie auch die Einsichtsgewährung oder die Veröffentlichung.

Die systematische Bekanntgabe umfasst eine Gesamtheit von Personen, die durch ein abstraktes Kriterium definiert sind, das ein einziges Mal oder wiederholt verwendet wird (z.B.: Ein Sportklub verlangt eine Liste aller 1990 geborenen Bürgerinnen und Bürger einer Gemeinde). Die systematische Bekanntgabe steht im Gegensatz zur Bekanntgabe im Einzelfall.

Die Bekanntgabe von Daten im Einzelfall bedeutet, dass sie in einer konkreten Situation erfolgt (z.B: Eine Frau fragt nach der Adresse ihres Ex-Mannes; ein Hauseigentümer fragt nach der neuen Adresse seiner früheren Mieter). Die Bekanntgabe im Einzelfall steht im Gegensatz zur systematischen Bekanntgabe.

Das Abrufverfahren ist ein automatisierter Zugriff, mit dem der Empfänger der Daten mit der Bewilligung des Verantwortlichen von sich aus und ohne vorgängige Kontrolle entscheidet, wann und wie viele Informationen er abrufen will (siehe auch Art. 2 Abs. 1 Bst. c des Reglements vom 29. Juni 1999 über die Sicherheit der Personendaten, DSR; SGF 17.15). Es handelt sich um eine systematische Bekanntgabe von Daten, in Form einer allgemeinen Zugangsberechtigung. In einem solchen Fall ist eine Gesetzesgrundlage erforderlich, die ein solches Verfahren ausdrücklich autorisiert, weil es dem Daten bekanntgebenden Organ unmöglich ist, in jedem einzelnen Fall nachzuprüfen, ob die allgemeinen Grundsätze eingehalten werden.

Das auch «Widerspruchsrecht» genannte Sperrrecht ist das Recht, das der betroffenen Person zusteht, gegen das Bekanntgeben bestimmter Personendaten durch den Verantwortlichen Einsprache einzulegen (Art. 31 Abs. 1 DSchG). Ein solches Recht ist auch in Art. 18 des Gesetzes über die Einwohnerkontrolle (EKG) verankert. Zur Ausübung dieses Rechts muss kein berechtigtes Interesse nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Das Sperrrecht gilt allerdings nicht absolut. So dürfen Personendaten gemäss Artikel 31 Absatz 2 DSchG trotz Einsprache von Seiten der betroffenen Person bekanntgegeben werden, wenn es gesetzlich vorgesehen ist (Bst. a), die Unterlassung der Mitteilung die Erfüllung der Aufgaben des öffentlichen Organs gefährden könnte (Bst. b) oder die Person, welche die Daten anfordert, eine Privatperson ist und keine rechtlichen Hindernisse für die Bekanntgabe existieren und die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller beweist, dass die betroffene Person sich wahrscheinlich der Bekanntgabe nur widersetzt, um sie oder ihn daran zu hindern, rechtliche Forderungen oder andere rechtmässige Interessen geltend zu machen (Bst. c). Nach Artikel 18 Abs. 2 EKG ist die Bekanntgabe trotz Sperrung zulässig, wenn eine gesetzliche Bestimmung sie vorsieht (Bst. a) oder die Sperrung zur Folge hätte, dass der Gesuchsteller seine Rechtsansprüche nicht geltend machen oder andere berechtigte Interessen nicht wahrnehmen könnte (Bst. b).

Das Bearbeitungsregister ist ein Online-Verzeichnis, in dem die von den öffentlichen Organen ausgeführten Bearbeitungstätigkeiten verzeichnet sind.