Zugriff zu diversen amtlichen Dokumenten

Für die Behandlung des Zugangsgesuchs ist das öffentliche Organ zuständig, welches das Dokument erstellt oder als Hauptadressat erhalten hat (Art. 37 Abs. 1 Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten, InfoG). Die betreffenden Organe sprechen sich für die Behandlung des Gesuchs untereinander ab. Können sich mehrere öffentliche Organe, die zusammen ein Dokument verfasst haben oder alle ein Dokument als wichtiger Adressat erhalten haben, nicht einigen, so wird das Gesuch von dem Organ behandelt, das hauptsächlich zuständig war für das Geschäft. Dies gilt auch für Zugangsgesuche zu mehreren Dokumenten, die von verschiedenen Organen erstellt wurden, aber zu demselben Geschäft gehören (Art. 17 Abs. 3 Verordnung über den Zugang zu Dokumenten, DZV). 

Befindet sich das Dokument im Besitz mehrerer öffentlicher Organe, aber keines von ihnen hat das Dokument erstellt oder als Hauptadressat erhalten (lediglich als Kopie erhaltenes Dokument), so kann jedes öffentliche Organ, welches über das Dokument verfügt, das Zugangsgesuch auf Anfrage hin bearbeiten. 

Eine Stellungnahme eines öffentlichen Organs, die im Rahmen eines Verfahrens einem anderen öffentlichen Organ zugestellt worden ist, stellt ein amtliches Dokument dar, da es fertiggestellt, unterschrieben oder genehmigt worden ist (Art. 2 DZV). Dies ist auch dann der Fall, wenn der Endentscheid im Verfahren sich inhaltlich von der Stellungnahme des öffentlichen Organs unterscheidet. 

Jedes Dokument, das die im InfoG festgelegten Kriterien (Art. 2 DZV) erfüllt, ist als amtliches Dokument grundsätzlich zugänglich. Dies gilt auch für Dokumente, die einer Behörde von Dritten, die nicht oder nur teilweise dem InfoG unterstehen, übermittelt worden sind. Solche Dokumente sind zugänglich, soweit im konkreten Fall keine Ausnahmebestimmungen nach InfoG oder spezialgesetzliche Bestimmungen anwendbar sind.   

Sofern das entsprechende eidgenössische Dokument dem öffentlichen Organ zugestellt worden ist, wird es auch zu einem amtlichen Dokument im Sinne des InfoG (Art. 29 Abs. 1 Lit. a a contrario InfoG) und fällt somit in dessen Zuständigkeitsbereich. Die Analyse, ob Zugang gewährt werden kann, sollte allerdings in Zusammenarbeit mit der zuständigen eidgenössischen Stelle erfolgen, die als betroffene Drittperson erachtet wird (Art. 32 Abs. 2 InfoG).

Nein, handschriftliche Notizen können ja nach Situation durchaus ein amtliches Dokument darstellen. Ein Dokument ist dann zum persönlichen Gebrauch bestimmt und somit vom Zugangsrecht ausgenommen, wenn es die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft, aber nur von der Verfasserin oder dem Verfasser als Hilfsmittel gebraucht wird (Art. 2 Abs. 3 DZV). Dienen die handschriftlichen Notizen aber auch anderen und werden sie sogar zum Verfassen eines amtlichen Dokuments genutzt, so sind auch die handschriftlichen Notizen als amtliches Dokument anzusehen. 

Der Zugang zu Evaluationsberichten zur Leistungsfähigkeit der Verwaltung und die Wirksamkeit ihrer Massnahmen ist dann gewährleistet, wenn die Evaluation nicht die Leistungen bestimmter Personen betrifft und das Organ, für das der Bericht bestimmt ist, über das weitere Vorgehen entschieden hat oder seit der Abgabe des Berichts sechs Monate verstrichen sind (Art. 30 Abs. 2 InfoG). Betrifft der Evaluationsbericht die Leistungen bestimmter Personen, so muss zum allfälligen Schutz von deren Privatsphäre der Zugang gegebenenfalls eingeschränkt werden.   

Das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten sieht vor, dass als amtliche Dokumente auch solche Dokumente gelten, die durch einen elektronischen Vorgang, bei dem die betreffenden Informationen aus einer Datenbank abgerufen werden, erstellt werden können (Art. 22 Abs. 2 InfoG). Nicht dem Zugangsrecht unterliegen hingegen Datenbanken und die darin erhaltenen Daten, die von einem öffentlichen Organ kommerziell genutzt werden (Art. 21 Abs. 2 InfoG). 

Alle E-Mails, welche die Kriterien des amtlichen Dokuments erfüllen (Art. 22 InfoG und Art. 2 DZV), d.h. insbesondere die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, sind nach InfoG grundsätzlich zugänglich. Nicht zugänglich sind E-Mails mit ausschliesslich privatem Inhalt, die über das E-Mail-System eines öffentlichen Organs empfangen oder versandt wurden. 

Das InfoG  kennt keine Kategorie der internen Dokumente. Wenn ein Dokument die gesetzlich festgelegten Kriterien erfüllt - d.h. wenn es die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft, fertig gestellt ist und weder kommerziell genutzt wird noch zum persönlichen Gebrauch bestimmt ist – so ist es grundsätzlich zugänglich. Der Zugang wird allenfalls eingeschränkt, aufgeschoben oder abgelehnt, falls eine der im InfoG vorgesehenen Ausnahmebestimmungen zum Tragen kommt. Ob dies der Fall ist, muss jeweils im Einzelfall geprüft werden. 

Im Gegensatz zur Rechnung einer Gemeinde besteht keine Zugangsgarantie zu den Belegen einzelner Posten der Gemeinderechnung (Art. 103bis Abs. 1 a contrario Gesetz über die Gemeinden, GG).  Die Gemeinde sollte eine Analyse vornehmen, ob der Zugang ein öffentliches oder privates Interesse beeinträchtigt und den Zugang zu den Belegen allenfalls einschränken oder gar verweigern. In diesem Fall kann die antragstellende Person einen Mediationsantrag bei der Öffentlichkeitsbeauftragten einreichen. 

Während der Zeitspanne, in der ein Baugesuch öffentlich auf der Gemeinde aufliegt, findet die entsprechende Spezialgesetzgebung Anwendung. Bei einer entsprechenden Anfrage ist also nicht das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten ausschlaggebend, sondern das Raumplanungs- und Baugesetz (RPBG) sowie das entsprechende Reglement. 

Das InfoG findet auch bei archivierten Dokumenten Anwendung. Da bei Baudossiers Drittpersonen – namentlich die Besitzer des entsprechenden Gebäudes – betroffen sind, muss die Gemeinde diese kontaktieren und um ihre Meinung fragen (Art. 32 Abs. 2 InfoG). Sind die Drittpersonen einverstanden und spricht auch von der Gemeinde her nichts gegen den Zugang zum Dokument, so ist dieser zu gewähren. Sprechen sich die Drittpersonen gegen die Zugänglichmachung aus, muss die Gemeinde analysieren, ob sie den Zugang infolgedessen ablehnt oder dennoch Zugang gewähren möchte, da das öffentliche Interesse am Zugang zu dem Dokument ihrer Meinung nach überwiegt. Die Drittpersonen wären in diesem Fall über das Ansinnen der Gemeinde, Zugang zu gewähren, zu informieren. Die Gemeinde hat auch die Möglichkeit, Passagen einzuschwärzen. Sowohl die antragstellende Person als auch die Drittpersonen können bei der/dem Öffentlichkeitsbeauftragten einen Schlichtungsantrag einreichen (Art. 32 Abs. 3 und Art. 33 Abs. 1 InfoG). 

Bei der Tonaufzeichnung einer Gemeindeversammlung handelt es sich um ein amtliches Dokument mit garantiertem Zugangsrecht, da die Gemeindeversammlungen öffentlich sind. Das Ausführungsreglement vom 28. Dezember 1981 zum Gesetz über die Gemeinden präzisiert allerdings in Art. 3 Abs. 2, dass die Aufzeichnungen gelöscht werden dürfen, nachdem die Genehmigung des Protokolls rechtskräftig geworden ist. 

Laut dem Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten sind Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen nicht zugänglich (Art. 29 Abs. 1 Lit. b InfoG). Das Gesetz über die Gemeinden sieht aber in Art. 103bis Abs. 2 Lit. a vor, dass der Gemeinderat mit einstimmigem Beschluss die vollständige oder teilweise Einsichtnahme in Protokolle seiner Sitzungen, der Sitzungen der Kommissionen der Gemeindeversammlung und der Sitzungen seiner Verwaltungskommissionen gewähren kann. Allfällige Personendaten von Drittpersonen sind dabei gegebenenfalls einzuschwärzen. 

Fallen behandelte Traktanda in die Kategorie der in Art. 22 Abs. 4 InfoG definierten Informationen über die Umwelt, so sind die diesbezüglichen Informationen grundsätzlich dem Zugangsrecht unterstellt. Im Falle eines Zugangsgesuchs kann der Gemeinderat trotzdem allenfalls eine andere Ausnahmeregelung, die konform mit der Aarhus-Konvention ist, geltend machen und den Zugang entsprechend einschränken oder verweigern.   

Das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten räumt jeder juristischen und natürlichen Person, unabhängig von Staatsangehörigkeit, Wohnsitz oder Alter, das Recht auf Zugang zu amtlichen Dokumenten oder auf Informationen zu ihrem Inhalt ein. Der Zugang ist gerichtlich durchsetzbar, kann aber in begründeten Fällen von dem zuständigen öffentlichen Organ eingeschränkt werden (Art.20 und Art. 25ff InfoG und Art. 7ff Verordnung über den Zugang zu Dokumenten, DZV). Auch eine Person, die nur ihren Zweitwohnsitz in der Gemeinde hat oder sogar gar nicht dort wohnt, hat somit ein Recht auf Zugang zum Protokoll der Gemeindeversammlung. Das Ausführungsreglement zum Gesetz über die Gemeinden (ARGG) sieht in Art. 13. Abs. 2 sogar vor, dass das Protokoll ab dessen Ausfertigung mit gewissen Einschränkungen auf der Website der Gemeinde veröffentlicht wird.  

Die betroffene Drittperson, in diesem Fall der Fussballclub, sollte kontaktiert und um seine Meinung gefragt werden (Art. 32 Abs. 2 InfoG). Ist der Fussballclub einverstanden und spricht auch von der Gemeinde her nichts gegen die Veröffentlichung des Dokuments, so ist der Zugang zu gewähren. Spricht sich der Fussballclub dagegen aus, muss die Gemeinde analysieren, ob sie den Zugang infolgedessen ablehnt oder doch Zugang gewähren möchte, da das öffentliche Interesse am Zugang zu dem Dokument ihrer Meinung nach überwiegt. Der Fussballclub wäre in diesem Fall über das Ansinnen der Gemeinde, Zugang zu gewähren, zu informieren und er hätte die Möglichkeit, bei der Öffentlichkeitsbeauftragten einen Schlichtungsantrag einzureichen (Art. 32 Abs. 3 und Art. 33 Abs. 1 InfoG). 

Art. 84bis GG regelt die Eintragung und Veröffentlichung der Dokumente über die Zusammenarbeit mit Dritten. Darin ist festgelegt, dass die Gemeinde ein Register aller Formen der Zusammenarbeit mit Dritten führt, die ihr Pflichten auferlegen oder Rechte einräumen. Art. 84bis Abs. 2 GG weist darauf hin, dass der Zugang der Öffentlichkeit zu den Gemeindeübereinkünften und den Verträgen zur Übertragung von Gemeindeaufgaben gewährleistet ist. Laut Art. 42b Abs. 2 Lit. d ARGG müssen sich das Register und die Dokumente der Zusammenarbeit mit Dritten laut Art. 84bis GG gar auf der Website der Gemeinde befinden. Der genannte Vertrag  ist dementsprechend öffentlich zugänglich. 

Windmessungen, die im Rahmen eines Windkraftprojekts erstellt wurden, gelten als Informationen über die Umwelt, die mit Tätigkeiten im öffentlichen Interesse verbunden sind. Verfügt die Gemeinde über diese Informationen, ist das Zugangsrecht grundsätzlich anwendbar, unabhängig davon ob die Gemeinde die Informationen als Hauptadressat oder in Kopie erhalten hat. Bei der Gemeinde kann demzufolge ein Zugangsgesuch eingereicht werden, um die diesbezüglichen Dokumente einzusehen. Die Privatperson, welche das Dokument erstellt hat, muss als betroffene Drittperson konsultiert werden. Bei der Behandlung des Zugangsgesuchs muss die Gemeinde die allenfalls anzuwendenden Ausnahmebestimmungen der Aarhus Konvention entsprechend auslegen. 

Non. Dans ce cas, c’est la législation spéciale qui s’applique, en l’occurrence l’ordonnance du 18 juin 2002 concernant la consultation des registres d’impôt. Pour assurer une pratique uniforme des communes relative à la consultation des registres de l’impôt, le Conseil d’Etat définit les conditions posées à la consultation et les émoluments y relatifs.