Guide aux communes - notions

On entend par document officiel les informations enregistrées sur un support quelconque et qui concerne l’accomplissement d’une tâche publique, ainsi que les documents qui peuvent être établis par un traitement informatique en extrayant les informations concernées d’une base de données. Il peut s’agir notamment de rapports, études, procès-verbaux, statistiques, registres, directives, instructions, correspondances, prises de position, préavis ou décisions.

Tout document qui n’a pas atteint son stade définitif d’élaboration ou qui est destiné exclusivement à l’usage personnel constitue un document non officiel au sens de la LInf.

La notion d’information sur l’environnement est donnée dans la loi à l’article 22 alinéa 4 LInf. Elle renvoie aux différents domaines généraux du droit relevant des législations fédérales et cantonales en lien avec l’environnement.

Constituent ainsi des informations sur l’environnement les informations enregistrées sur un support quelconque et qui découlent des domaines d’application des législations sur la protection de l’environnement, la protection de la nature et du paysage, la protection des eaux, la protection contre les dangers naturels, la sauvegarde des forêts, la chasse, la pêche, le génie génétique et la protection du climat, ainsi que les informations relevant de dispositions sur l’énergie qui se rapportent à ces domaines.

Le droit d’accès est le droit de chacun d’accéder aux documents officiels des organes publics, et ce dans les limites de la loi (art. 20 al. 1 LInf). Ce droit d’accès concerne également les documents archivés (art. 20 al. 2 LInf).

Le droit d’accès est l’élément pivot dans le domaine de la transparence, mais également dans le domaine de la protection des données. Toutefois, du point de vue de la protection des données, il est question d’un droit strictement personnel en faveur de l’individu (majeur, mineur ou personne sous curatelle de portée générale capable de discernement); alors que du point de vue de la transparence, le concept est dirigé vers l’organe public, c’est-à-dire un droit offert à tout un chacun de consulter les documents officiels des organes publics ou d’obtenir des renseignements sur leur contenu (art. 20 et 25 ss LInf et art. 7 ss OAD).

Est considérée comme une demande d’accès au sens de la LInf, une requête qui porte sur un ou plusieurs documents officiels accessibles au sens de la loi précitée.

Ne sont pas considérées comme des demandes d’accès, les requêtes relatives aux documents déjà publiés, aux renseignements généraux (p. ex. : l’état d’un projet).

La personne concernée est la personne physique ou morale au sujet de laquelle des données sont traitées.

Le responsable du traitement est l’organe public qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles. Le responsable du traitement joue un rôle essentiel notamment en ce qui concerne la déclaration des activités de traitement qu’il accomplit et leurs modifications successives (art. 38 al. 3 LPrD) et l’octroi du droit d’accès (art. 27 ss LPrD).

Le co-responsable du traitement est l’organe public qui conjointement avec un ou plusieurs autres responsables du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement de données personnelles. 

À cet effet, il est à préciser que lorsque plusieurs organes publics traitent conjointement des données, la répartition de leurs obligations relatives à la protection des données est réglée dans la déclaration prévue à l’article 38, à moins qu’elle ne résulte expressément d’une disposition légale (art. 36 al. 2 LPrD). En outre, les informations relatives au responsable du traitement et à chaque co-responsable du traitement doivent figurer au registre des activités de traitement (art. 38 al. 2 let. a et b LPrD).

Le sous-traitant est la personne privée ou l’organe public qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.

Les données personnelles (données) sont toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable (c’est-à-dire dont l’identification est possible sans recours à des moyens disproportionnés) sous forme de mots, images ou signes. Il doit s’agir de personnes déterminées, ce qui exclut en principe les statistiques dont le principe est de travailler avec des données « anonymisées » (ne permettant pas d’identifier les personnes concernées).

Les données personnelles sensibles (données sensibles) sont des données qui ont une importante répercussion sur la personnalité des personnes concernées, qui ont trait à des caractéristiques essentielles, qui concernent le domaine personnel secret ou privé, ou encore qui affectent la réputation ou le crédit d’une personne. Il s’agit des données personnelles suivantes :

• les données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales (ch. 1) ;
• les données sur la santé, la sphère intime ou l’origine raciale ou ethnique (ch. 2) ;
• les données génétiques (ch3) ;
• les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque (ch. 4) ;
• les données sur des mesures d’aide sociale (ch. 5) ;
• les données sur des poursuites ou des sanctions pénales et administratives (ch. 6).

Elles exigent des mesures de protection particulières, notamment un devoir de diligence accru (art. 11 LPrD).

Le profilage est toute forme de traitement automatisé de données personnelles consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne.

Le consentement exprime l’accord de la personne concernée à ce qu’un tiers porte une atteinte déterminée à sa personnalité. Cet accord doit à la fois être libre et éclairé. Par consentement libre, on entend que la personne concernée ne doit pas subir de menace, de pression déraisonnable, directe ou indirecte, et doit disposer de tous les éléments qui permettent de prendre une décision en toute connaissance de cause. Un consentement est éclairé si la personne concernée connaît l’auteur du traitement, les finalités, le type, l’étendue des données collectées et les destinataires potentiels du traitement de données. Par exemple : le collaborateur doit avoir pleinement conscience des raisons et du but ultime de la publication de sa photographie.

On entend par traitement toute opération relative à des données personnelles – quels que soient les moyens et procédés utilisés – notamment la collecte, l'enregistrement, la conservation, l'exploitation, la modification, la communication, l'interconnexion, l'externalisation, l'effacement, l'archivage ou la destruction.

Ce terme désigne toute forme d’obtention de données personnelles auprès de la personne concernée, d’un autre organe public, ou d’un tiers.

La communication consiste en le fait de rendre des données personnelles accessibles, par exemple en autorisant leur consultation, en les transmettant ou en les diffusant. Cette notion recouvre aussi bien la communication dans un cas d’espèce que la communication systématique, la transmission de renseignements que l’autorisation de consulter, ou encore la publication.

La communication systématique est une communication qui comprend une pluralité de personnes définies selon un critère abstrait utilisé une seule fois ou de façon répétée (p. ex. : un club sportif qui demande la liste des habitants de la commune nées en 1990). Elle s’oppose à la communication dans un cas d’espèce.

Une communication dans un cas d’espèce est une communication qui concerne les données d’une ou plusieurs personnes déterminées dans un cas bien précis (p. ex. : une femme qui demande la nouvelle adresse de son ex-époux ; un propriétaire qui demande la nouvelle adresse des anciens locataires). Elle s’oppose à la communication systématique.

La procédure d’appel est un mode de communication automatisé par lequel les destinataires des données, en vertu d’une autorisation du responsable du traitement, décident de leur propre chef, sans contrôle préalable, du moment et de l’étendue de la communication (cf. également art. 2 al. 1 let. c du Règlement du 29 juin 1999 sur la sécurité des données personnelles, RSD ; RSF 17.15). Il s’agit d’une communication systématique qui prend la forme d’une autorisation générale d’accéder aux données. Il est ainsi impossible à l’organe communiquant de vérifier au cas par cas si les principes généraux qui fondent la nécessité d’une base légale autorisant expressément une telle procédure sont respectés.

Également appelé « droit d’opposition », le droit de blocage est le droit pour la personne concernée de s’opposer par avance à ce que le responsable du traitement communique des données personnelles déterminées (art. 31 al. 1 LPrD). Un tel droit existe également à l’article 18 LCH en matière de Contrôle des habitants. L’exercice de ce droit ne nécessite pas de démontrer ou de rendre vraisemblable un intérêt légitime.

Toutefois, le droit de blocage n’est pas absolu. En effet, conformément à l’article 31 alinéa 2 LPrD, la communication de données personnelles peut être autorisée malgré le droit de blocage lorsqu’elle est prévue par la loi (let. a), lorsque le défaut de communication risque de compromettre l’accomplissement de tâches de l’organe public (let. b), ou lorsque la personne qui requiert les données est une personne privée et qu’il n’existe aucun obstacle juridique à la communication et que le blocage aurait pour seul effet de l’empêcher de se prévaloir de prétentions juridiques ou de faire valoir d’autres intérêts légitimes (let. c). Conformément à l’article 18 alinéa 2 LCH, la communication de données personnelles peut néanmoins être effectuée lorsqu'elle est prévue par une disposition légale (let. a), ou lorsque le blocage aurait pour effet d'empêcher le requérant de se prévaloir de prétentions juridiques ou de faire valoir d'autres intérêts légitimes (let. b).

Le registre des activités de traitement est un répertoire en ligne inventoriant les activités de traitement réalisées par les organes publics.