FAQ ORFO 2023

Les apprenti-e-s employé-e-s de commerce CFC débutant leur formation dès la rentrée scolaire 2023-2024.

Les stagiaires MPC débutant l'école de commerce dès la rentrée scolaire 2023-2024 et effectuant leur stage en entreprise dès août 2026.

Accès extranet OV-AP pour formateur ou formatrice en entreprise

Transmettre les informations suivantes par email :

• Nom et prénom du formateur ou de la formatrice
• Nom de l'employeur
• Adresse mail professionnelle
• Date de naissance
• Numéro de natel (double authentification)

Accès extranet OV-AP pour apprenti-e/stagiaire 3+1 

Le formateur ou la formatrice se connecte à son extranet et crée les accès de son apprenti-e/stagiaire 3+1 avant son arrivée en entreprise. Pour ce faire, il se rend sur l'onglet "Entreprise formatrice" puis "Saisir un nouvel utilisateur".

Vous trouverez le guide d'utilisateur pour les formateurs en entreprise - saisir des nouveaux utilisateurs Orfo 2023 sur l'extranet, sous l'onglet "Instructions/FAQ" puis "Instructions/FAQ 2023".

Les accès des apprenti-e-s et stagiaires 3+1 ayant terminés leur formation doivent être supprimés. Le formateur ou la formatrice en fait directement la demande à la branche à l'adresse suivante : website@ov-ap.ch 

Le formateur ou la formatrice a trois rôles :

• Le coach qui soutient les apprenti-e-s dans leur processus d'apprentissage, et ce, dans les trois lieux de formation (école professionnelle, cours interentreprises et entreprise).
• L'expert-e qui apporte son expertise de manière ciblée.
• Le modèle qui montre l'exemple.

Le formateur ou la formatrice organise et planifie les 3 ans de formation de l'apprenti-e. Pour ce faire, il se rend sur l'extranet du site www.ov-ap.ch, dans l'onglet "Formation", puis "Formation de mes apprentis". Les 3 ans doivent être renseignés. Toutefois, le programme de formation peut être modifié en tout temps au cours de l'apprentissage.

Le programme est donné et présenté à l'apprenti-e dès son arrivée en entreprise.

Il regroupe les éléments suivants :

• Les domaines de compétences ;
• Les compétences opérationnelles ;
• Les mandats pratiques ;
• Le secteur dans lequel l'activité sera acquise ;
• Le semestre durant lequel la compétence sera vue.

Le programme de formation ne peut être complété que lorsque les accès à l'extranet de l'apprenti-e ont été créés. 

Toutes les instructions sont détaillées dans les FAQ de la branche OV-AP. Elles sont disponibles dans l'extranet sous l'onglet "Instructions/FAQ".

Il s'agit du descriptif des 5 domaines de compétences opérationnelles. Chaque domaine est composé de plusieurs compétences opérationnelles qui seront vues en entreprise, à l'école professionnelle et aux cours interentreprises. 

Ces compétences seront traitées et évaluées au travers des mandats pratiques au sein de l'entreprise formatrice. 

En résumé, il y a 5 domaines de compétences opérationnelles, divisés en 22 compétences opérationnelles (+ 1 à 2 supplémentaires pour l'option) qui sont évaluées au travers de 59 mandats pratiques (+ 1 à 2 supplémentaires pour l'option).

Le mandat pratique est un outil pour le développement des compétences des apprenti-e-s. 

Pour pouvoir atteindre une compétence opérationnelle, il est nécessaire que tous les mandats pratiques de cette compétence soit réalisés.

Les mandats pratiques demandent aux apprenti-e-s d'être attentif-ive-s à certains éléments de leurs tâches quotidiennes et de réfléchir à leur accomplissement. Ils documentent et réfléchissent à leurs actions ainsi qu'à leurs expériences et développent des propositions d'amélioration : qu'est-ce qui fonctionne bien ? ou moins bien ? que puis-je améliorer ? etc.

Ce travail de réflexion doit être documenté dans le portfolio.

Chaque semestre, le formateur ou la formatrice planifie un entretien avec l'apprenti-e et présente les compétences choisies en se basant sur le programme de formation. Il ou elle demande à l'apprenti-e de lire les mandats pratiques en lien avec ces compétences. Le formateur ou la formatrice s'assure de la bonne compréhension de l'apprenti-e et répond à ses éventuelles questions en donnant des exemples concrets. 

L'apprenti-e réalise ensuite les mandats pratiques de manière autonome en documentant ses réflexions dans son portfolio. Il ou elle présentera ensuite son travail lors d'un entretien de feedback organisé par le formateur ou la formatrice. Ce dernier ou cette dernière lit la documentation de l'apprenti-e et lui fait un retour : sa réflexion est-elle suffisante ? que peut-il ou elle améliorer ? etc. Les mandats pratiques ne sont pas notés lors de l'entretien de feedback. Seul un retour oral sur le travail de l'apprenti-e est fait et documenter dans le portfolio.

Cet entretien de feedback, et plus particulièrement le retour oral, se fait grâce aux grilles de compétences. Celles-ci sont fournies par la branche OV-AP et permettent à l'apprenti-e de s'autoévaluer et au formateur ou à la formatrice d'évaluer l'apprenti-e.

Il existe une grille par compétence opérationnelle. Cette grille permettra donc d'évaluer les différents mandats pratiques reliés à une compétence opérationnelle. Il est donc important d'organiser la réalisation des mandats pratiques d'une même compétence en même temps.

Le formateur ou la formatrice a le rôle d'accompagnateur ou d'accompagnatrice. Il ou elle vérifie la bonne compréhension de l'apprenti-e et donne des explications si besoin. Il ou elle laisse autant d'autonomie que possible à l'apprenti-e dans la réalisation de ses mandats pratiques. Lors de l'entretien de feedback, le formateur ou la formatrice demande à l'apprenti-e d'évaluer ses compétences : dans quelle mesure maitrise-t-il ou elle la compétence ? L'apprenti-e vérifie avec le formateur ou la formatrice si les critères sont atteints et tire des conclusions générales en fonction de la grille de compétence.

Les facteurs de réussite pour accompagner le processus de développement des compétences :

• Donner des mandats pratiques et les expliquer à l'apprenti-e ;
• Prévoir une instruction sur le tas selon le besoin ;
• Prévoir une démonstration des actions selon le besoin ;
• Prévoir suffisamment de champs d'application pour développer une routine ;
• Accompagner activement la mise en oeuvre ;
• Encourager la réflexion sur les expériences faites ;
• Donner des retours réguliers sur la mise en oeuvre pratique ;
• Donner un retour sur le développement global des compétences ;
• Donner des feedbacks sur la base de critères connus (grâce aux grilles de compétences) ;
• Définir des mesures d'amélioration pour la suite de la formation.

L'entretien de qualification est réalisé à la fin de chaque semestre. Il est une synthèse des mandats pratiques réalisés durant cette période.

Il s'agit concrètement d'un entretien entre le formateur ou la formatrice et l'apprenti-e. 

Voici son déroulement :

1. L'apprenti-e fait part de son autoévaluation selon les compétences qui ont été choisies durant le semestre écoulé.
2. Le formateur ou la formatrice fait part de son évaluation en étant attentif-ive à donner des exemples concrets pour illustrer ses propos.
3. Ensuite, une comparaison entre les deux évaluations est faite. Sont-elles similaires ou différentes ? Pour quelles raisons ?
4. Le formateur ou la formatrice communique à l'apprenti-e ses points forts et ses points d'amélioration. Il ou elle peut également profiter de cet entretien pour aborder les éventuels points particuliers (p.ex. retards, non-respect des horaires, rangement de la place de travail, etc.).
5. Le ou la formatrice évalue l'apprenti-e en le notant selon des critères particuliers. Il ou elle communique ensuite la note à l'apprenti-e.
6. L'apprenti-e signe le contrôle de compétence en entreprise (CCE) ainsi que son rapport de formation. S'il ou elle est mineur-e, il ou elle fera signer ses documents à ses représentants légaux.
7. Finalement, le formateur ou la formatrice explique le déroulement du prochain semestre à l'apprenti-e.

Délais pour la notation de l'entretien de qualification :

• Semestres 1, 3 et 5 : 31 janvier
• Semestres 2 et 4 : 30 juin
• Semestre 6 : 15 mai

Conformément à l'article 18 de l'ORFO et aux dispositions d'exécution relatives à la procédure de qualification :

• Chaque apprenti-e reçoit un contrôle de compétence de l'entreprise (ci-après CCE) par semestre, qui est évalué par une note.
• Les notes des six CCE sont attribuées sur la base de l'entretien de qualification.
• Le sixième CCE a lieu au plus tard le 15 mai du dernier semestre.
• La moyenne des CCE est arrondie à une note entière ou à une demi-note, et donne la note d'expérience en entreprise.
• Les CCE sont repris en cas de changement de branche.

Le CCE reprend les éléments suivants :

• Une rétrospective du semestre (performance globale).
• Les objectifs fixés sur la base du programme de formation : développement des compétences opérationnelles sur la base des mandats pratiques et des grilles de compétences.
• Une comparaison entre l'auto-évaluation de l'apprenti-e et l'évaluation du formateur ou de la formatrice (évaluation externe - points forts et points faibles).
• Les enseignements acquis grâce aux mandats pratiques et aux grilles de compétences.
• La motivation et les initiatives personnelles de l'apprenti-e.
• La coopération active et le comportement de l'apprenti-e.
• Eventuelles mesures à appliquer pour le semestre suivant.
• Objectifs pour le semestre suivant (selon programme de formation).

Conformément à l'article 17 de l'ORFO :

• A la fin de chaque semestre, les formateurs et formatrices consignent le niveau de formation de l'apprenti-e dans un rapport de formation.

Le rapport de formation reprend les éléments suivants :

• Résumé du CCE (note, mesures, objectifs actuels et nouveaux objectifs).
• Contrôle de compétences aux cours interentreprises (notes aux e-tests et mandats de transfert).
• Bulletin semestriel à l'école professionnelle.

Cet outil est disponible sur l'extranet OV-AP.

L'apprenti-e est responsable de sa bonne tenue. 

Le portfolio est alimenté et documenté par l'apprenti-e dans les 3 lieux de formation.

Il constitue la base des entretiens de qualification.

Le formateur ou la formatrice accompagne l'apprenti-e dans l'élaboration de son portfolio.

L'apprenti-e documente ses expériences professionnelles :

• La procédure et l'expérience acquise lors de l'exécution des mandats pratiques (et des autres tâches confiées en entreprise).
• Les enseignements importants tirés de la réflexion sur l'action personnelle et les mesures d'amélioration.

L'apprenti-e évalue le développement de ses compétences :

• Il ou elle détermine ses points forts et ses points faibles sur l'ensemble des compétences acquises durant le semestre.
• Il ou elle met en place des mesures pour améliorer son développement dans le futur.

Les cours interentreprises se dérouleront sur 16 jours :

• 5 jours de e-learning (cumul du nombre d'heures de travail des apprenti-e-s sur 5 semestres)
• 11 jours de cours en présentiel

Avant chaque cours interentreprises, les apprenti-e-s devront se connecter à l'extranet et réaliser le e-learning relatif à leur prochain cours. Un travail préparatoire et/ou d'approfondissement leur sera demandé et qui devra également être apporté au cours en présentiel.

Le formateur ou la formatrice accompagne son apprenti-e dans la préparation et le suivi des cours interentreprises. Il ou elle veille au bon déroulement et apporte son soutien. 

Le temps pour réaliser le e-learning, les travaux préparatoires, d'approfondissement ou de suivi ainsi que les e-tests et les mandats de transferts doit être donné en entreprise.

La procédure de qualification est composée de trois grands domaines :

• Les notes d'expériences (école professionnelle, cours interentreprises et entreprise)
• L'examen final partie entreprise
• L'examen final partie école professionnelle

De plus, les apprenti-e-s ayant travaillé sur leur portfolio durant toute leur formation, devront effectuer sur cette base un travail d'approfondissement.