Les mineurs (jusqu’à 18 ans révolus) et les interdits doivent se présenter personnellement. Il est procédé à l’enregistrement de leurs données biométriques (image faciale dans tous les cas et, pour le passeport, empreintes digitales seulement à partir de 12 ans). La signature des enfants âgés de moins de 7 ans ou qui sont dans l’incapacité d’écrire n’est pas requise. Les mineurs et les interdits doivent en général être accompagnés par leurs représentants légaux. En cas d’absence exceptionnelle des représentants légaux, le mineur ou l’interdit doit alors produire une autorisation écrite de ces derniers.
Les père et mère sont, dans les limites de leur autorité parentale, les représentants légaux de leurs enfants à l’égard des tiers. Lorsque les père et mère sont tous deux détenteurs de l’autorité parentale, les tiers de bonne foi (soit en l’occurrence le SPoMi) peuvent présumer que chaque parent agit avec le consentement de l’autre (art. 304 al. 1 et al. 2 du code civil suisse). Dans ce cas, la signature d’un des parents suffit pour que des documents d’identité soient établis au nom d’une personne mineure.
Dans certains cas, des indices ou le sens commun permettent légitimement de présumer qu’un des deux parents agit sans le consentement de l’autre bien que tous deux soient détenteurs de l’autorité parentale. Un couple divorcé ou le fait que les parents ne fassent pas (ou plus) ménage commun peut être un indice. Ainsi, si les circonstances ne permettent pas de présumer l’accord de l’autre parent, le consentement de ce dernier doit également être obtenu.
Si les parents ne sont pas mariés, c’est généralement la mère qui détient l’autorité parentale dès la naissance de l’enfant. Il peut aussi arriver que les parents aient demandé l’autorité parentale conjointe ou que cette autorité parentale ait été confiée au seul père. Dans ce cas, il existe un document officiel attestant de l’attribution de l’autorité parentale. En cas de doute, il est possible d’exiger qu’un tel document soit fourni pour l’établissement d’un document d’identité et, si nécessaire, que l’autre parent détenteur de l’autorité parentale signe lui aussi la demande. D’une façon générale, le SPoMi est habilité à prendre toutes les mesures qu’il estime nécessaire en cas de doute sur un consentement. Il peut en particulier exiger en tout temps la production d’un document officiel nécessaire à l’examen de la situation.
Le représentant légal qui accompagne le mineur ou l’interdit doit apposer sa signature à l’endroit qui lui est indiqué aux fins de l’enregistrement informatique de celle-ci. A défaut d’accompagnement par le représentant légal, l’autorisation remise par le mineur ou l’interdit est scannée avant d’être enregistrée informatiquement.
Les représentants légaux doivent spontanément se légitimer au moyen d’une pièce d’identité reconnue. Les mineurs et les interdits doivent également se munir, s’il existe, de leur ancien document d’identité. Le mineur doit en outre produire tout document destiné à déterminer sa filiation et le ou les détenteurs de l’autorité parentale.