Machen Sie Bekanntschaft mit den Tools ePub und ePay
Zwei Werkzeuge stehen den Gemeinden zur Verfügung, um die ihnen zugesandten Bestätigungsanfragen zu verwalten und die über den virtuellen Schalter erhaltenen Zahlungen zu verfolgen: ePub und ePay.
- ePub ist ein Werkzeug, das einfach über einen Internetbrowser zugänglich ist und es ermöglicht, alle Bestätigungsanfragen zu sehen, die von einer Gemeinde erhalten wurden, sie abzulehnen, zusätzliche Informationen anzufordern oder darauf zu antworten, indem die angeforderte Bestätigung angehängt wird. Dieses Werkzeug ermöglicht es auch, verschiedenen Bearbeitungsstatus einer Anfrage zuzuweisen (eingereicht, in Bearbeitung, in Wartestellung, abgelehnt, abgeschlossen).
Achtung: Eine abgeschlossene Anfrage bleibt einen Monat lang in ePub registriert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Informationen gelöscht. Wir empfehlen Ihnen sicherzustellen, dass die Informationen zu den Anfragen, auf die Sie antworten, in einem anderen System archiviert sind (z. B. Ihrem kommunalen Verwaltungstool). - ePay ist ein Werkzeug, das einfach über einen Internetbrowser zugänglich ist und es ermöglicht, das Register der Zahlungen einzusehen und zu exportieren, die über den virtuellen Schalter an Ihre Gemeinde geleistet werden.
Sie können sich mit der Verwendung dieser Werkzeuge vertraut machen, indem Sie die folgenden Videos ansehen:
- Online-Bearbeitung von Anträgen und Veröffentlichung von Bestätigungen (ePub)
- Verfolgung von Zahlungen (ePay)
Konfigurieren Sie die Zugangsrechte im Veröffentlichungstool ePub
Alle Personen, die die DIGI-FR-Anwendungen (ePub und ePay) nutzen werden, müssen sich zuvor auf dem einheitlichen Zugangsportal angemeldet haben. Eine Dokumentation dazu steht Ihnen zur Verfügung, im Folgenden : Bedienungsanleitung Zugangsportal und Häufig gestellte Fragen Zugangsportal.
Bei Problemen können Sie sich an die Supportstelle des einheitlichen Zugangsportals des Staates Freiburg wenden (portail@fr.ch - 079 865 22 42).
Einer der beiden Zugangsberechtigten der Gemeinde muss zwingend die folgenden Schritte unternehmen:
- sich bei https://epub.fr.ch anmelden;
- das Menü «Benutzer» auswählen;
- Ihre Gemeinde auswählen;
- für jede und jeden der angezeigten Benutzerinnen und Benutzer auf «Bearbeiten» klicken, eine Administrator- oder Benutzerrolle und die Leistungen, die diese Person bearbeiten kann, festlegen.
Die Rolle «Administrator» bedeutet, dass diese Person später selbst Benutzerinnen und Benutzern Rechte zur Bearbeitung von Leistungen erteilen kann (diese Rolle kann z. B. einem Teamleiter der Einwohnerkontrolle zugewiesen werden).
Es steht Ihnen auch ein Videotutorial zur Verwaltung von Benutzerinnen und Benutzern in ePub zur Verfügung.
Über die Verfolgung von Zahlungen für Bescheinigungen durch die Bevölkerung
Mit dem Tool zur Zahlungsverfolgung (ePay) können Sie die Zahlungen für Bescheinigungen verfolgen, die von der Bevölkerung über den virtuellen Schalter getätigt wurden. Alle vertraglichen Aspekte mit den üblichen Finanzdienstleistern (DataTrans, PostFinance und Six Payment) sind bereits geregelt und werden von Ihrem Projektteam verwaltet.
Sie müssen also keine zusätzlichen Verträge unterzeichnen, die Zahlungen gehen direkt auf dem Bankkonto der Gemeinde ein.
Überprüfen Sie Ihre Vorlagen für die Bestätigungen
Die über den virtuellen Schalter übermittelten Bestätigungen erfordern keine Unterschrift und kein Siegel von Ihnen. Ein offizieller QR-Code wird automatisch angebracht. Wenn dieser gescannt wird, bestätigt dies die Echtheit des Dokuments.
Dieser QR-Code wird automatisch vom virtuellen Schalter selbst erstellt und angebracht. Dies erfordert keine Arbeit seitens des Leistungserbringers, der Ihnen Ihr kommunales Verwaltungswerkzeug zur Verfügung stellt. Möglicherweise müssen Sie die Bestätigungsvorlagen so ändern, dass in der linken unteren Ecke der Dokumente ein weißer Bereich frei bleibt, in dem der virtuelle Schalter den QR-Code zur Authentifizierung anbringen kann.
Sie können hier ein Beispieldokument herunterladen, das die richtige Positionierung des QR-Codes aufzeigt.
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Vorlagen in dieser Vorbereitungsphase zu überprüfen und vorzubereiten,bevor Sie mit den Tests unter realen Bedingungen und der Inbetriebnahme beginnen (siehe Schritt 4).
Bereiten Sie sich auf die Leistung eUmzug vor
Die im virtuellen Schalter zur Verfügung gestellte Leistung «eUmzug» ermöglicht es allen berechtigten Personen, ihren Umzug elektronisch von oder zu einer Gemeinde des Kantons Freiburg über die nationale Plattform eUmzugCH zu melden.
Unabhängig davon, ob sie vom virtuellen Schalter des Staates Freiburg oder von einem anderen Kanton aus gemacht wird, wird eine Umzugsmeldung, die über die Plattform eUmzugCH läuft, direkt in Ihre Gemeindeverwaltungsanwendung (Einwohnerkontrolle) integriert. Das bedeutet, dass diese zu bearbeitenden Gesuche direkt in dieser Anwendung und nicht in ePub erscheinen.
Da Sie im vorherigen Schritt die für eUmzug erforderlichen Informationen eingegeben haben, haben wir Ihren Anbieter kontaktiert, damit er die Integration der beiden Systeme sicherstellt. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Lieferant Ihnen die Inbetriebnahme dieser Integration in Rechnung stellt. Wir weisen Sie darauf hin, dass Ihr Anbieter dies wahrscheinlich bereits für andere Gemeinden durchgeführt hat und dies keinesfalls als zusätzliche Entwicklung in Rechnung gestellt werden sollte. Der Anschluss Ihrer Gemeinde sollte als Massnahme, die im Rahmen der Standardwartung in Rechnung gestellt werden kann, betrachtet werden.
- Ihr Anbieter ist dafür verantwortlich, Sie zu kontaktieren, um Sie über die Inbetriebnahme von eUmzug zu benachrichtigen und um Tests mit Ihnen zu planen.
- Die Gemeinden, die die Lösung des Anbieters AXIANS verwenden, müssen eine Begleitung beantragen. Eröffnen Sie dazu bitte ein Ticket bei diesem Unternehmen auf dessen spezieller Support-Lösung (ähnlicher Ansatz wie bei der Meldung einer Fehlfunktion).
Verfolgung von Umzugsmeldungen im Support-Tool
Es kann sein, dass einige Umzugsmeldungen zusätzliche Aktionen Ihrerseits erfordern. Dies kann bei einem Gesuch der Fall sein, das abgelehnt wurde oder von Ihrem kommunalen Verwaltungstool als fehlerhaft gemeldet wird (Beispiel: Problem bei den vom Gesuchsteller eingegebenen Zeichen).
Die Plattform eUmzugCH steht allen Benutzergemeinden zur Verfügung. Diese ermöglicht unter anderem die Beantwortung folgender Fragen:
- Wurde eine Umzugsmeldung eingereicht?
- Wurde die Meldung von der Wegzugsgemeinde empfangen und bearbeitet?
- Wurde die Meldung von der Zuzugsgemeinde empfangen und bearbeitet?
- Wurde die Zahlung erfolgreich durchgeführt?
Sie ist unter folgender Adresse erreichbar: https://www.eumzug.swiss/api/pflege#!loginform
Es ist zwingend erforderlich, dass sich Ihre Einwohnerkontrolle mindestens einmal pro Woche auf dieser Plattform einloggt, um die offenen Fälle zu bearbeiten. Aus Datenschutzgründen werden die Informationen dort nur drei Monate lang gespeichert.
Ein Zugang zu dieser Plattform wird für jede verantwortliche Person der Einwohnerkontrolle eingerichtet, die Sie bei der Einrichtung der Leistung eUmzug (vorheriger Schritt (2)) angemeldet haben.
Die Zugänge werden übermittelt, indem Sie sich ein erstes Mal mit "Passwort vergessen" einloggen.
Weitere Informationen über seine Verwendung sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen werden Ihnen auf einer Dokumentationsplattform zur Verfügung gestellt, die demnächst vom DIGI-FR-Team gestartet wird.
Zahlungsverfolgung für eUmzug
Die Zahlungsüberwachungslösung für eUmzug heißt Payrexx. Hier finden Sie einen erklärenden Leitfaden, der Ihnen hilft, die Anwendung besser zu verstehen und effektiv zu nutzen.
Der Übergang zum nächsten Schritt kann erst erfolgen, wenn Ihnen eine Bestätigung durch die Kantonsinformatik (E-Mail) zugesandt wurde.
Diese E-Mail wird Ihnen an die mit Ihrer SwissID verknüpfte E-Mail-Adresse weitergeleitet, mit der Sie die Leistungen Ihrer Gemeinde einrichten.
Nächste Schritt
Nur nach Erhalt einer Bestätigung