Faites connaissance avec les outils ePub et ePay
2 outils sont mis à la disposition des communes pour gérer les demandes d’attestation qui lui sont adressées et pour suivre les paiements reçus à travers le guichet virtuel : ePub et ePay.
- ePub est un outil, accessible simplement via un navigateur internet, qui permet de voir toutes les demandes d’attestations reçues par une commune, de les refuser, de demander des compléments d’information ou d’y répondre en attachant l’attestation demandée. Cet outil permet également d’affecter différents états de traitement d’une demande (soumise, en cours, en attente, rejetées, clôturées). Attention : une demande clôturée reste enregistrée dans ePub pour une durée d’un mois. Passé ce délai, les informations sont supprimées. Nous vous conseillons de vous assurer que les informations relatives aux demandes auxquelles vous répondez sont archivées dans un autre système (par exemple votre outil de gestion communale).
- ePay est un outil, accessible simplement via un navigateur internet, qui permet de consulter et d’exporter le registre des paiements qui sont faits à votre commune via le guichet virtuel.
Vous pouvez vous familiariser à l’utilisation de ces outils grâce aux vidéos suivantes :
- Traitement des demandes en ligne et publication des attestations (ePub)
- Suivi des paiements (ePay)
Configurez les droits dans l’outil de publication ePub
Toutes les personnes qui vont utiliser les applications DIGI-FR (ePub et ePay) doivent préalablement s'être annoncées sur le portail unique d'accès. Une documentation pour le faire est à votre disposition ci-après : mode d'emploi PUA et foire aux questions PUA.
En cas de problème, vous pouvez contacter la cellule de support du portail unique d'accès de l'Etat de Fribourg (portail@fr.ch - 079 865 22 42).
L'un des deux approbateurs d’accès de la commune doit obligatoirement effectuer les démarches suivantes :
- se connecter à https://epub.fr.ch
- choisir le menu «utilisateurs»
- choisir votre commune
- pour chacun des utilisateurs affichés, cliquer sur «éditer», définir un rôle d’administrateur ou d’utilisateur et les prestations que cette personne pourra traiter
Le rôle «Administrateur» signifie que par la suite cette personne pourra elle-même donner des droits de traitement de prestations à des utilisateurs (ce rôle peut par exemple être attribué à un responsable d’équipe du contrôle des habitants).
Un tutoriel vidéo concernant la gestion des utilisateurs dans ePub est également à votre disposition.
A propos du suivi des paiements des attestations effectués par la population
L'outil de suivi de paiements (ePay) vous permet de suivre les paiements des attestations effectués par la population depuis le guichet virtuel. Tous les aspects contractuels avec les prestataires financiers usuels (DataTrans, PostFinance et Six Payment) sont déjà réglés et gérés par votre équipe de projet.
Vous n'avez donc aucun contrat supplémentaire à signer, les paiements arrivent directement sur le compte en banque de la commune.
Vérifiez vos modèles d’attestation
Les attestations transmises par le guichet virtuel ne nécessitent pas de signature ni de sceau de votre part. Un QR-Code officiel est automatiquement apposé. Lorsqu’il est scanné, cela confirme l’authenticité du document.
Ce QR-Code est créé et apposé automatiquement par le guichet virtuel lui-même, cela ne nécessite aucun travail de la part du prestataire qui vous fournit votre outil de gestion communale. Il peut être nécessaire de modifier les modèles d’attestation pour laisser une zone blanche en bas à gauche des documents, afin que le guichet virtuel y appose le QR-Code d’authentification.
Vous pouvez télécharger ici un exemple de document incluant le bon positionnement du QR-Code.
Nous vous recommandons de vérifier et préparer vos modèles durant cette phase de préparation avant de passer aux tests en conditions réelles et à la mise en service (voir étape 4).
Préparez-vous à utiliser eDéménagement
La prestation « eDéménagement » mise à disposition sur le guichet virtuel permet à toutes les personnes autorisées d’annoncer leur déménagement de manière électronique depuis ou vers une commune du canton de Fribourg, à travers la plateforme nationale eDéménagementCH.
Qu'elle soit faite depuis le guichet virtuel de l'Etat de Fribourg ou depuis un autre canton, une annonce de déménagement qui transite par la plateforme eDéménagementCH est directement intégrée dans votre logiciel de gestion communale (contrôle des habitants). Cela signifie que vous verrez apparaître ces demandes à traiter directement dans ce logiciel et non dans ePub.
Comme vous avez renseigné les informations nécessaires pour eDéménagement lors de l'étape précédente, nous avons contacté votre fournisseur pour qu'il réalise l'interconnexion entre les deux systèmes. Il est fort probable que votre fournisseur vous facture la mise en service de cette interconnexion. Nous attirons votre attention sur le fait que votre fournisseur a vraisemblablement déjà réalisé cela pour d’autres communes et cela ne devrait en aucun cas être facturé comme un développement supplémentaire. Le branchement de votre commune doit être considéré comme une intervention facturable dans le cadre de la maintenance standard.
- Votre fournisseur est chargé de vous contacter pour vous avertir de la mise en service d'eDéménagement et pour planifier des tests avec vous.
- Pour les communes utilisant la solution du fournisseur AXIANS, vous devez solliciter un accompagnement. Pour cela, veuillez ouvrir un ticket auprès de cette société sur leur solution dédiée au support (approche similaire à celle que vous utilisez pour annoncer un dysfonctionnement).
Suivi des annonces de déménagement dans l’outil de support
Il est possible que certaines annonces de déménagement nécessitent des actions supplémentaires de votre part. Cela peut-être le cas d'une demande qui a été rejetée ou qui est signalée en erreur par votre outil de gestion communal (exemple : problème dans les caractères saisis par le demandeur).
La plateforme eDéménagementCH est à disposition de toutes les communes utilisatrices. Celle-ci permet notamment de répondre aux questions suivantes :
- Une déclaration de déménagement a-t-elle été déposée ?
- La déclaration a-t-elle été reçue et traitée par la commune de départ ?
- La déclaration a-t-elle été reçue et traitée par la commune d’arrivée ?
- Le paiement a-t-il été effectué avec succès ?
Elle est accessible depuis l'adresse suivante : https://www.eumzug.swiss/api/pflege#!loginform
Il est impératif que votre contrôle des habitants se connecte au minimum 1 fois par semaine sur cette plateforme pour traiter les cas ouverts. Pour des raisons de protection de données, les informations n'y sont conservées que durant trois mois.
Un accès à cette plateforme sera créé pour chaque responsable du contrôle des habitants que vous avez annoncé lors de la configuration de la prestation eDéménagement (étape précédente (2)).
Les accès seront transmis en se connectant une première fois avec "oubli de mot de passe".
Plus d'information sur son utilisation ainsi que des réponses à des questions fréquentes vous seront mis à disposition sur une plateforme de documentation qui sera lancée prochainement par l’équipe DIGI-FR.
Suivi des paiements pour eDéménagement
La solution de suivi de paiements pour eDéménagement s'intitule Payrexx. Vous trouverez ici un guide explicatif qui vous aidera à mieux comprendre et à utiliser l'application de manière efficace.
Le passage à la prochaine étape ne peut se faire que lorsqu’une confirmation par l'informatique cantonale (email) vous a été envoyée.
Cet email vous est transmis à l'adresse email liée à votre SwissID avec laquelle vous configurez les prestations de votre commune.