Personalverwaltung

Was geschieht ganz allgemein bei Austritt einer/s Mitarbeitenden nach dem neuen Datenschutzgesetz?

Wenn eine Mitarbeitende oder ein Mitarbeitender die Gemeinde verlässt, müssen ihr oder ihm bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die verschiedenen Zugriffsrechte usw. entzogen werden, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Was die im Personaldossier aufzubewahrenden Unterlagen betrifft, sieht die Praxis im Kanton Freiburg wie folgt aus: 10 Jahre bzw. 5 Jahre für Beurteilungen. Unterlagen zu Unfällen und Berufskrankheiten werden länger aufbewahrt.

Archivierung von Papierdaten/elektronischen Daten: Darf man das Dossier der oder des Mitarbeitenden, die versendete Korrespondenz und alle anderen Dokumente aufbewahren? 

Die Schriftstücke der verschiedenen Dossiers, die von der Gemeinde im Rahmen ihrer Aufgaben bearbeitet werden, müssen aufbewahrt werden. E-Mails sind amtliche Dokumente im Sinne des Gesetzes vom 9. September 2009 über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG; SGF 17.5). Sofern diese Aktenstücke in der kommunalen Infrastruktur abgelegt und aufbewahrt werden, muss der Inhalt der Mailbox nicht auch noch aufbewahrt werden.

Bezüglich des Dossiers der/des Mitarbeitenden siehe vorherige Antwort.

Sind die Personendaten für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig, müssen sie vernichtet oder anonymisiert werden, es sein denn, sie sind archivwürdig (Art. 10 und 24 DSchG).

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen «persönlichen Bereich» auf dem Gemeindeserver hat, dürfen wir diese Daten dann aufbewahren?

Wenn die Person ihre Arbeitsstelle verlässt, muss sie ihren persönlichen Bereich aufräumen. Schriftstücke, die Teil der Dossiers sind, die die Gemeinde im Rahmen ihrer Aufgaben bearbeitet, müssen zusammen mit diesen Dossiers aufbewahrt werden. Es ist Sache der Mitarbeitenden, vor dem Verlassen des Arbeitsplatzes die notwendige Auswahl zu treffen und abzulegen, was abzulegen ist.