Verwaltung - Datensicherheit

Soll die Einsichtnahme in Dokumente unter Aufsicht erfolgen? (Die Person, die ein Dokument einsieht, könnte Fotos von persönlichen Daten der gesuchstellenden Personen und des Dossiers machen)

Nach dem Öffentlichkeitsprinzip kann die gesuchstellende Person die Art des Zugangs wählen, es sei denn, die gewünschte Art sei unverhältnismässig (Art. 3 der Verordnung vom 14. Dezember 2010 über den Zugang zu Dokumenten, DZV; SGF 17.54). Wird eine Kopie eines Dokuments herausgegeben, das dem Urheberrecht untersteht, so macht das öffentliche Organ die Person, die den Zugang verlangt hat, auf die Nutzungsbeschränkungen gemäss der einschlägigen Gesetzgebung aufmerksam.

Wie geht man mit dem Risiko der Datenweitergabe bei Bearbeiten im Auftrag oder durch Hilfskräfte der Gemeinde um?

Sie sollten einen Vertrag mit einer Vertraulichkeitsklausel und einem Verbot einer weiteren Unterauftragsvergabe ohne Zustimmung der Gemeinde vorsehen und die notwendigen Massnahmen zur Kontrolle der/des Auftragsbearbeitenden ergreifen (Art. 18 ff. DSchG). Mehr dazu finden Sie in unserem Merkblatt. Der Walliser Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hat Musterverträge erstellt, die entsprechend den Besonderheiten des Kantons Freiburg angepasst werden können.

Wer kann Zugang zu den Archiven haben und sie zur Einsichtnahme mitnehmen (nur das Gemeindepersonal? Die Gemeinderätinnen und Gemeinderäte? Die Einwohnerinnen und Einwohner?)

Die Archive sind für die Öffentlichkeit zugänglich.

Es gilt der Grundsatz, dass Archive öffentlich sind, mit gewissen Ausnahmen. Bevor ein Dokument archiviert wird, erhält es eine Schutzfrist. Während dieser Zeit erfolgt der Zugang zu solchen Dokumenten nach dem InfoG. Nach Ablauf der Schutzfrist ist die Einsichtnahme in ein Archiv frei, sofern die Schutzfrist nicht verlängert wurde. Entsprechende Anträge müssen daher von Fall zu Fall geprüft werden.

Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre (Art. 15 Abs. 1 des Gesetzes vom 10. September 2015 über die Archivierung und das Staatsarchiv, ArchG; SGF 17.6). In gewissen Fällen gelten besondere Schutzfristen, die länger dauern (Art. 16 ArchG).

Haftet bei einem Datenleck die Gemeinde als Ganzes oder nur die als Verantwortliche bestimmte Person? 

Es ist das für die Bearbeitung verantwortliche öffentliche Organ, welches haftet.

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen anderer Gesetze, z.B. die Verletzung des Arzt- oder Amtsgeheimnisses (Art. 320 ff. StGB). Schadenersatz- und Genugtuungsansprüche der betroffenen Personen bleiben vorbehalten (Art. 35 DSchG), ebenso wie die Bestimmungen des HGG.

Wenn ein Teil des Datenaustauschs per E-Mail erfolgt, welche Daten dürfen dann nicht mehr ausgetauscht werden?

Bei der Datenübertragung per E-Mail ist Vorsicht geboten. Besonders schützenswerte Personendaten können immer noch per Post versendet werden. Die ÖDSMB hat ein Merkblatt veröffentlicht, es ist hier zugänglich.

Sind bei der Verbindung einer interkommunalen Übereinkunft mit dem Server einer anderen Gemeinde Vorkehrungen zu treffen?

Ja. Es darf nur auf Daten zugegriffen werden, die mit der erfüllten Aufgabe in Zusammenhang stehen. Die Zugriffsrechte müssen getrennt werden. Weitere Informationen im Zusammenhang mit Outsourcing oder Bearbeitung im Auftrag finden Sie in unserem Merkblatt.

Auf welcher Hierarchiestufe steht die für die Bearbeitung verantwortliche Person in der Gemeinde (kann es auch eine Lernende oder ein Lernender sein)?

Der Verantwortliche ist das öffentliche Organ, das die Daten bearbeitet. Wir empfehlen, als Kontaktperson eine Person zu ernennen, die mit unbefristetem Vertrag bei der Gemeinde angestellt ist, damit eine bessere Kontinuität gewährleistet ist. Angesichts der Komplexität des Bereichs erfordert diese Aufgabe eine gewisse Berufserfahrung. Für Lernende bieten wir Grundkurse im Bereich Datenschutz an.