Aujourd’hui, à son arrivée dans un hébergement fribourgeois, l’hôte doit remplir le bulletin destiné à la Police cantonale. Le réceptionniste complète à son tour le formulaire pour la carte d’hôte « Be my Guest ». L’établissement transmet ensuite chaque mois le décompte des nuitées à l’Office fédéral de la statistique, la Centrale fribourgeoise d’encaissement de la taxe de séjour et l’Observatoire fribourgeois du Tourisme. La récolte des données du client nécessite donc de multiples tâches administratives, par et pour de multiples organismes.
Une seule et unique récolte de données
Initié à fin 2017 par l’Union fribourgeoise du tourisme (UFT), le projet « CheckIn-FR » vise à une simplification de la saisie des données autant pour l’hôte que pour le prestataire. Les collaborations et les échanges entre les entités concernées seront facilités par l’optimisation de la transmission des informations. CheckIn-FR mise non seulement sur la qualité mais également la quantité des statistiques à disposition permettant de mieux définir les flux touristiques.
Une enquête auprès de 600 responsables d’hébergements a tout d’abord permis de connaître les systèmes de gestion des clients (PMS) utilisés. Associée au projet, l’entreprise Omnisoftory Engineering SA située à Givisiez a ensuite développé et créé les interfaces nécessaires à la gestion des diverses informations. Le nouveau système en ligne regroupera à terme l’ensemble des données relatives à l’identité du client et les distribuera automatiquement aux organismes concernés.
En toute confidentialité
Intégrée dès le départ à la réalisation de ce nouvel outil informatique, l’Autorité cantonale de la transparence et de la protection des données a validé le projet en décembre 2017 et émis des dispositions, prises en compte dans le développement de la plateforme. La carte d’hôte cantonale « Be my Guest » rejoindra également le projet par envoi d’un QR code remplaçant le bracelet distribué actuellement.
Bénéficiant de l’aide d’Innotour, CheckIn-FR se déroule sur deux années, d’octobre 2017 à fin 2019. En complément du COPIL, trois groupes de travail (hébergement, produit, informatique) - auxquels sont associés les principaux prestataires - oeuvrent à la réalisation de cet ambitieux projet. La phase d’analyse et de développement informatique étant terminée, une intense période d’instruction se concrétise par des formations personnalisées. La migration finale de tous les établissements sur une unique plate-forme est prévue au printemps 2020.
Un modèle applicable à d’autres cantons
Mise en place dans un premier temps en terre fribourgeoise, la plate-forme peut être développée et adaptée à toute région touristique suisse, selon ses besoins spécifiques. Suite à la communication du projet sur le site d’Innotour et par l’intermédiaire de la newsletter Insight, CheckIn-FR suscite déjà l’intérêt de plusieurs cantons alémaniques et organisations touristiques romandes.
La 12e rencontre PROtourism consacre cette fin de journée du 9 mai à la présentation de CheckIn-FR. A bord des bateaux de la LNM, la thématique se présentera en trois modules : Prestataires et clients, quels avantages ? – Hébergements : une seule plateforme – Innotour (SECO) : un fort soutien à l’innovation. Suivie d’une croisière sur le lac de Morat, la rencontre sera également l’occasion, pour près de 200 membres du réseau PROtourism de créer des opportunités de collaboration et de partage d’expériences entre professionnels du tourisme.
