Aktuell muss der Gast bei Ankunft den Meldeschein für die Kantonspolizei ausfüllen. Das Rezeptionspersonal füllt zusätzlich das Formular für die Gästekarte «Be my Guest» aus. Monatlich sind die Übernachtungsdaten ans Bundesamt für Statistik, an die Zentralkasse für die Aufenthaltstaxe und an das Freiburger Tourismus-Observatorium zu liefern. Alles in allem werden die gleichen Daten mehrfach gesammelt, aber nie auf dieselbe Weise und nie für dieselben Instanzen.
Eine einzige Datenerhebung
Das Projekt «CheckIn-FR» wurde Ende 2017 vom Freiburger Tourismusverband initiiert und bezweckt eine vereinfachte Erfassung der Kundendaten sowie eine automatische Übermittlung dieser Daten an die zuständigen Stellen. Das erhöht nicht nur die Qualität, sondern indirekt auch die Menge der verfügbaren Daten, so dass sich das Gästeverhalten besser erfassen lässt.
Zu Beginn wurden 600 Verantwortliche von Beherbergungsbetrieben kontaktiert, um zu erfahren, welches Kundenmanagementsystem (PMS) sie nutzen. Anschliessend wurde Omnisoftory Engineering SA aus Givisiez hinzugezogen, welche die notwendigen Schnittstellen entwickelte, um die verschiedenen Informationen zu verarbeiten. Das neue Online-System wird die Gesamtheit der Daten zur Identität des Kunden zusammenfassen und automatisch an die zuständigen Instanzen weiterleiten.
Vertraulichkeit garantiert
Die kantonale Behörde für Öffentlichkeit und Datenschutz wurde von Anfang an mit eingebunden und hat Bestimmungen erlassen, welche in die Entwicklung der Plattform eingeflossen sind. Im Dezember 2017 wurde das Projekt validiert. Die kantonale Gästekarte «Be my Guest» wird ebenfalls in die neue Plattform integriert. Anstelle des bis anhin verteilten Gästearmbandes erhalten die Gäste neu einen QR Code.
CheckIn-FR wird von Innotour unterstützt und läuft von Oktober 2017 bis Ende 2019. Zusätzlich zur Projektleitung arbeiten verschiedene Leistungsträger in drei Arbeitsgruppen (Unterkunft, Produkte, Informatik) an der Projektrealisierung. Die Analysephase und die Softwareentwicklung sind abgeschlossen, nun folgt eine intensive Ausbildungsphase mit personalisierten Schulungen. Die endgültige Migration aller Beherbergungsbetriebe auf eine einzige Plattform ist für den Frühling 2020 geplant.
Ein auf andere Kantone anwendbares Modell
Diese Plattform wurde für den Freiburger Tourismus konzipiert, kann jedoch an jede andere
touristische Region in der Schweiz angepasst werden, ganz nach den jeweiligen Bedürfnissen. Aus der
Webseite von Innotour und auch aus deren Newsletter Insight geht hervor, dass CheckIn-FR bereits
das Interesse mehrerer Deutschschweizer Kantone und Westschweizer Tourismusorganisationen
geweckt hat.
Das 12. Rendez-vous PROtourism widmet sich am 9. Mai ganz dieser Thematik. Auf zwei Schiffen der
LNM werden folgende Themen präsentiert: Vorteile für Leistungsträger und Kunden; eine einzige
Plattform für Beherbergungsbetriebe; Innotour (SECO): Starke Unterstützung für touristische
Innovationsförderung. Der zweite Teil der Veranstaltung besteht aus einem Apéro bei einer Schifffahrt
auf dem Murtensee – die perfekte Gelegenheit für 200 Mitglieder des Netzwerks PROtourism, sich mit
anderen Tourimusakteuren auszutauschen.
