La demande d’accès à un document officiel doit être formulée de telle manière que l’organe public puisse identifier le document auquel vous souhaitez avoir accès. Il est donc important que vous donniez le plus de renseignements possibles concernant ce document (date d’établissement, titre, numéro de référence, période à laquelle il a été établi, contexte particulier dans lequel il a été établi, domaine dont il traite, autorité qui l’a établi ou qui l’a reçu, autres autorités concernées, etc.). L’organe public prend position sur la demande d’accès dans un délai maximal de 30 jours. Si toutefois elle prolonge ce délai, elle en informe la personne qui a déposé la demande.
Veuillez procéder de la façon suivante:
- Enregistrez la lettre type sur votre ordinateur.
- Complétez celle-ci. Les données fournies dans la demande servent exclusivement au traitement de cette dernière.
- Imprimez la lettre, signez-la et envoyez-la à l’organe public compétent par poste ou par courriel.
Formulaire ou lettre de demande d'accès à des documents officiels
La demande doit être adressée à l'organe public qui a émis le document souhaité ou qui l'a reçu à titre principal de la part de tiers non soumis à la loi sur l'information et l'accès aux documents.
Lettre pour la consultation des tiers par l'organe public
La consultation des tiers se déroule en deux étapes :
1. Lorsque l’accès risque de porter atteinte à un intérêt privé de tiers, l’organe public qui a reçu la demande d’accès à un document officiel doit suspendre cet accès et consulter les tiers afin que ceux-ci puissent se déterminer et le cas échéant s’opposer à l’accès aux documents.
2. Une fois que les tiers ont pu donner leurs points de vue, l’organe public rend une détermination dans laquelle il décide de l’étendue de l’accès qu’il entend accorder. Celle-ci est adressée à la personne qui a demandé l’accès et aux tiers consultés. Dans les 30 jours qui suivent cette détermination, la personne qui a demandé l’accès et les tiers qui s’y sont opposés peuvent déposer une requête en médiation auprès de la préposée à la transparence.
Ces deux modèles de lettres (consultation des tiers et détermination adressée aux tiers) peuvent être utilisés par tout organe public et doivent être adaptés au cas d’espèce. Les champs en gris sont à compléter, l’identité de la personne qui a demandé l’accès et des tiers ne peut être divulguée qu’avec leur consentement exprès. En outre, les déterminations doivent être envoyées en copie à l’Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation.
