Accès aux données personnelles

Est-ce que dans une petite administration, les différents services peuvent avoir accès aux données personnelles et sensibles traitées par les autres services ?

Il faut avoir accès uniquement aux données dont on a besoin pour l’accomplissement des tâches à effectuer. 

Est-ce possible de prévoir une suppléance avec accès aux données dans le cadre de ses tâches ?

Oui. 

Le Conseil communal a-t-il le droit d’avoir accès à toutes les données ou doit-il passer par un préposé interne ?

Le Conseil communal ne doit pas avoir accès à toutes les données personnelles traitées par son administration. Selon le principe de proportionnalité (art. 8 LPrD), le Conseil communal ne doit avoir accès qu’aux données nécessaires à l’accomplissement de ses tâches ou à la prise de décisions relevant de sa compétence. À titre d’exemple, en matière d’aide sociale, le Conseil communal est compétent pour préaviser les demandes d’aide sociale (art. 18 al. 1bis LASoc). Toutefois, seul le Conseiller communal en charge du dicastère des assurances sociales semble justifier d’un intérêt à pouvoir consulter l’entier du dossier si cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de ses tâches ; le Conseil communal ne devrait avoir accès qu’aux données nécessaires à sa prise de décision, cas échéant sous forme caviardée.

En cas de demande d’un citoyen, devons-nous lui fournir une copie de tout son dossier que la commune possède (toutes les correspondances papier et électroniques) ? 

En principe oui, sous réserve d’exception. Le droit d’accès à ses propres données est régi par les articles 27 et suivants LPrD, et porte sur l’ensemble des données traitées que traite l’organe public à son sujet. Toutefois, ce droit n’est pas absolu et connaît des limitations ; elles sont prévues à l’article 29 LPrD. Ainsi, le droit d’accès peut être limité si : une loi au sens formel le prévoit (let. a), un intérêt public prépondérant le commande, notamment si la communication des renseignements risque de compromettre une procédure ou une enquête en cours (let. b), l’intérêt prépondérant d’un tiers le commande (let. c), ou encore la demande est manifestement abusive, notamment en raison de son caractère répétitif (let. d).

Le « droit à la portabilité de ses données », qu’est-ce que cela veut dire ?

La portabilité des données est une situation particulière dans le droit d’accès (art. 32 LPrD), qui permet à la personne concernée de demander au responsable du traitement qu'il lui remette sous un format électronique couramment utilisé les données personnelles la concernant. Toutefois, le droit à la portabilité de ses données n’est possible que si les deux conditions cumulatives suivantes s’avèrent remplies, à savoir : que les données soient traitées de manière automatisée par le responsable du traitement et que le droit à la portabilité des données soit expressément prévu (loi spéciale ou introduction volontaire du responsable du traitement).