Zugriff zu Personendaten

Dürfen in einer kleineren Verwaltung die verschiedenen Abteilungen Zugang zu Personendaten und besonders schützenswerten Daten haben, die von anderen Abteilungen bearbeitet werden?

Der Zugriff soll nur auf die Daten möglich sein, die zur Erfüllung der Aufgaben nötig sind. 

Ist es möglich, eine Stellvertretung mit Zugriff auf Daten im Rahmen ihrer Aufgaben einzusetzen?

Ja. 

Ist der Gemeinderat berechtigt, auf alle Daten zuzugreifen, oder muss er dies über einen internen Datenschutzbeauftragten tun?

Der Gemeinderat darf nicht auf alle Personendaten zugreifen, die von seiner Verwaltung bearbeitet werden. Nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 8 DSchG) darf der Gemeinderat nur auf Daten zugreifen, die für die Erfüllung seiner Aufgaben oder für das Treffen von Entscheidungen in seinem Zuständigkeitsbereich erforderlich sind. Als Beispiel: Im Bereich der Sozialhilfe ist der Gemeinderat dafür zuständig, zu Anträgen auf Sozialhilfe vorab Stellung zu nehmen (Art. 18 Abs. 1bis SHG). Allerdings hat offensichtlich nur das für das Ressort Sozialversicherungen zuständige Gemeinderatsmitglied ein Interesse daran, das gesamte Dossier einsehen zu können, wenn dies für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendig ist; der Gemeinderat sollte nur Zugang zu den für seine Entscheidungsfindung notwendigen Daten haben, gegebenenfalls in geschwärzter Form.

Müssen wir auf Anfrage einer Bürgerin oder eines Bürgers eine Kopie ihres oder seines gesamten Dossiers, das die Gemeinde besitzt (alle Korrespondenz auf Papier und elektronisch), aushändigen? 

Grundsätzlich ja, unter Vorbehalt gewisser Ausnahmen. Das Auskunftsrecht über die eigenen Daten ist in den Artikeln 27 ff. DSchG geregelt und bezieht sich auf alle Daten, die das öffentliche Organ über den Bürger bearbeitet. Dieses Recht gilt jedoch nicht absolut, sondern unterliegt Einschränkungen; diese sind in Artikel 29 DSchG vorgesehen. So kann das Auskunftsrecht eingeschränkt werden, wenn: es in einem Gesetz im formellen Sinn vorgesehen wird (Bst. a), ein überwiegendes öffentliches Interesse es gebietet, namentlich wenn die Auskunft ein laufendes Verfahren oder eine laufende Untersuchung beeinträchtigen könnte (Bst. b), das überwiegende Interesse eines Dritten es gebietet (Bst. c) oder das Auskunftsgesuch offensichtlich missbräuchlich ist, namentlich aufgrund der Wiederholung (Bst. d).

Was ist unter «Recht auf Datenübertragbarkeit» zu verstehen?

Die Datenübertragbarkeit ist eine Besonderheit im Auskunftsrecht (Art. 32 DSchG), die es der betroffenen Person ermöglicht, von der für die Bearbeitung verantwortlichen Person zu verlangen, dass sie ihr die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung stellt. Das Recht auf Übertragbarkeit der eigenen Daten ist jedoch nur möglich, wenn die beiden folgenden kumulativen Bedingungen erfüllt sind: wenn der Verantwortliche Personendaten automatisiert bearbeitet und wenn die Datenübertragbarkeit ausdrücklich vorgesehen ist (Spezialgesetz oder vom Verantwortlichen von sich aus eingeführt).