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Questions
a. La commune peut-elle indiquer sur les certificats de capacité civique (qui sont établis sous forme d’une enveloppe contenant le matériel de vote) des précisions telles que l’état civil, la filiation ou d’autres informations, quand l’adressage «normal» ne suffit pas pour identifier le destinataire ?
b. Pour l’adressage de tout autre courrier officiel, peut-on y ajouter des données, p.ex. l’état civil, la profession etc., quand une précision s’impose pour distinguer un destinataire d’un autre ?
Principes
Des données personnelles ne peuvent être communiquées systématiquement que si une disposition le prévoit (art. 10 al. 1 LPrD). Si la personne concernée a donné son consentement ou quand les circonstances permettent de présumer un tel consentement, la communication est aussi admissible (art. 10 al. 1 let. c LPrD).
a. La commune peut-elle mettre sur le certificat de capacité civique des précisions telles que l’état civil, la filiation, etc., quand l’adressage «normal» ne suffit pas pour identifier le destinataire ?
Un certificat de capacité civique comprend obligatoirement le nom, le prénom et l’adresse du citoyen ou de la citoyenne ainsi que, le cas échéant, toute autre indication propre à identifier la personne (art. 9 al. 1 let. f du Règlement du 10 juillet 2001 sur l’exercice des droits politiques, ci-après «REDP»).
Le REDP n’énumère pas de données supplémentaires dans le cas de confusions possibles (p.ex. père et fils portant le même prénom et habitant à la même adresse). Selon le principe de proportionnalité, il faut se limiter aux précisions nécessaires et appropriées au but à atteindre (distribution irréprochable du courrier) tout en évitant des données délicates (telles que chômeur/chômeuse, sans profession, divorcé-e, etc.) au profit de la filiation, un éventuel surnom, le lieu d’origine ou – en dernier lieu – l’année de naissance. Il est préférable, en cas de doute fondé, de consulter la personne concernée.
→ Réponse: En principe, oui.
b. La commune peut-elle ajouter p.ex. l’état civil, la profession etc. à l’adressage du courrier simple, quand une précision s’impose pour distinguer un destinataire de l’autre ?
Pour l’adressage du courrier officiel simple, les mêmes règles s’appliquent (voir certificat de capacité civique ci-dessus pt. 1.3.1.). Une attention particulière doit aussi être portée sur les enveloppes à fenêtre, où pourraient être lues des informations visibles ne faisant plus partie de l’adresse (p.ex. numéro AVS).
→ Réponse: En principe, oui.
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Questions
La commune peut-elle communiquer la liste des habitants ou des ménages de la commune sélectionnés par un critère prédéfini / ou la liste des bâtiments et rues:
a. à une personne travaillant pour Pro Juventute ?
b. à une association d’aide sociale ?
c. à une association d’aide familiale ?
d. à la paroisse, pour un calendrier de Carême ?
e. à l’école, pour un camp de ski ?
f. à une conseillère communale avec les noms, adresses et dates de naissance ?
g. aux CFF ?
h. à des entreprises ou autres institutions à but lucratif (assurance, banque, poste, droguerie) ?
i. à Serafe SA ?
j. au Bureau de prévention des accidents (bpa) ?
Principes
Des données personnelles ne peuvent être communiquées de façon systématique que si une disposition légale le prévoit (art. 10 al. 1 LPrD). Cela signifie que la communication d’une liste doit être prévue dans une disposition légale.
a. La commune peut-elle communiquer la liste des habitants de la commune à une personne travaillant pour Pro Juventute ?
Le conseil communal peut autoriser la communication des nom(s), prénom(s), date de naissance et adresse de personnes définies par un critère général (art. 17 al. 2 LCH) en vue de leur utilisation à des fins idéales dignes d’être soutenues. Toute autre communication de données relative à une pluralité de personnes définies par un critère général est interdite (art. 17 al. 3 LCH).
Pour être admissible, le critère général ne doit cependant pas correspondre à une donnée sensible au sens de l’art. 3 let. c LPrD, à moins que la loi ne l’autorise (par ex., ne serait pas admissible le fait de demander la liste de toutes les personnes de confession orthodoxe d’une commune).
Dans son appréciation, le conseil communal devra notamment examiner si la personne qui demande les adresses poursuit des fins lucratives, auquel cas il ne serait pas licite de fournir les adresses. Si la personne n’est pas rémunérée, le conseil communal devrait évaluer si Pro Juventute poursuit des fins idéales. À cet effet, il peut exiger d’obtenir les statuts.
→ Réponse: Oui, si le but poursuivi est non lucratif.
En fait, la protection des données ne s’oppose pas à la communication de ces données. Mais c’est au conseil communal de décider.
b. La commune peut-elle communiquer la liste des habitants de la commune à une association d’aide sociale ?
Le conseil communal peut autoriser de communiquer la liste des habitants à une association d’aide sociale. En l’espèce, cette dernière cherche à faire connaître ses services qui peuvent actuellement jouer un rôle important dans la commune, et ne poursuit pas de buts de marketing (cf. l’exemple précédent).
Toutefois, pour ne pas discriminer une partie de la population, la communication doit être générale et ne pas cibler une catégorie particulière d’habitants de la commune, comme les personnes déjà au bénéfice de mesures d’aide sociale.
→ Réponse: Oui, si l’association poursuit un but non lucratif et qu’elle ne s’adresse pas à une catégorie déterminée d’habitants de la commune.
La protection des données ne s’oppose pas à la communication de ces données. Mais c’est au conseil communal de décider.
c. La commune peut-elle communiquer la liste des ménages de la commune à une association d’aide familiale ?
Le conseil communal peut décider de communiquer la liste des ménages à une association d’aide familiale pour les mêmes raisons et aux mêmes conditions que celles évoquées dans les exemples ci-dessus.
→ Réponse: Oui.
La protection des données ne s’oppose pas à la communication de ces données. Mais c’est au conseil communal de décider.
d. La commune peut-elle communiquer la liste des ménages à la paroisse, pour un calendrier de Carême ?
Le conseil communal ne peut pas communiquer la liste des ménages de la commune à la paroisse pour un calendrier de Carême. Depuis l’entrée en vigueur de la Loi concernant les rapports entre les Eglises et l’Etat (LEE), les paroisses doivent tenir un registre de leurs membres.
→ Réponse: Non. Si des données manquent, le conseil communal ne pourrait que transmettre les listes des personnes de même religion (art. 17 al. 2 LCH).
e. La commune peut-elle communiquer à l’école la liste des ménages en vue d’un camp de ski ?
Le conseil communal peut décider de communiquer la liste des ménages de la commune à l’école pour qu’elle puisse faire une récolte de fonds pour un camp de ski, et cela tant que l’utilisation des adresses est faite sans but lucratif, mais idéal (cf. art. 17 al. 2 LCH).
→ Réponse: Oui, si le but poursuivi est non lucratif.
La protection des données ne s’oppose pas à la communication de ces données. Mais c’est au conseil communal de décider.
f. La commune peut-elle communiquer une liste de données des habitants au bénéfice d’une mesure d’aide sociale au conseiller communal en charge du dicastère «social»?
Il n’y a pas de base légale prévoyant la communication d’une liste des habitants de la commune aux conseillers communaux (art. 10 al. 1 LPrD). La condition de la base légale n’est dès lors pas remplie. Il faut alors déterminer si le conseiller Communal concerné a besoin des informations considérées dans l’accomplissement de ses tâches (art. 10 al. 1 let. a LPrD). Il appartient à l’intéressé de démontrer pour chaque type de donnée dans quelle mesure celles-ci sont objectivement nécessaires à l’accomplissement des tâches qu’il lui revient d’accomplir. On tiendra compte en particulier du fait que les données relatives à des mesures d’aide sociale constituent des données dites sensibles (art. 3 let. c ch. 3 LPrD), et que par conséquent leur traitement requiert un devoir de diligence accru (art. 8 LPrD).
→ Réponse: Par principe non; exceptionnellement dans un cas précis.
g.-h. La commune peut-elle communiquer la liste des habitants de la commune aux CFF, à des entreprises ou autres institutions à but lucratif (assurance, banque, poste, droguerie) ?
La commune ne peut pas communiquer la liste des habitants de la commune aux CFF ou à des entreprises ou institutions à but lucratif. La base légale de ce refus se trouve à l’art. 17 al. 2 et 3 LCH. L’art. 17 al. 2 autorise la commune à communiquer des noms, dates de naissance et adresses, en vue de leur utilisation à des fins idéales. Toute autre communication de données relative à une pluralité de personnes définies par un critère général est interdite (art. 17 al. 3 LCH). Dans le cas d’espèce, la requête poursuit des fins commerciales; la communication est alors interdite (art. 17 al. 3 LCH).
Ce constat n’empêche pas la commune qui voudrait soutenir une activité qu’elle juge dans l’intérêt des habitants, de mettre à disposition de ces entreprises un panneau d’affichage de publicité, de mettre des papillons publicitaires à la disposition des citoyens dans les locaux communaux tout en respectant le principe de l’égalité de traitement entre entreprises.
→ Réponse: Non.
i. La commune peut-elle communiquer à Serafe SA, la liste des habitants ainsi que l’appartenance à un ménage et les coordonnées d’adresse actuelles et exactes, afin de contrôler et compléter sa base de données ?
Serafe SA s’occupe de l’information du public sur les redevances radio et télévision ainsi que de la perception de ces dernières. Elle exerce ainsi une tâche publique.
L’art. 69 de la Loi fédérale du 24 mars 2006 sur la radio et la télévision prévoit une communication des listes des noms, prénoms, adresses et dates de naissance des habitants.
Dès lors, sur la base des art. 17a et 16a al. 2 LCH, l’accès aux données de la plateforme informatique cantonale «FRI-PERS» est accordé de manière indirecte à Serafe par le SPoMi.
→ Réponse: Non.
j. La commune peut-elle communiquer au Bureau de prévention des accidents (bpa) la liste d’adresses des habitants de la commune ayant des enfants en bas âge pour qu’il envoie des brochures d’information et de prévention ?
L’article 59 de l’ordonnance fédérale du 19 décembre 1983 sur la prévention des accidents (OPA ; RS 832.30) déclare que le bpa, institution de droit privé, a un mandat s’étendant à toute la Suisse pour prévenir et informer la population contre les accidents non professionnels. Le bpa est donc une personne privée chargée d’une tâche publique au sens de l’article 17a LCH.
Au sens de l’article 17a alinéa 1 LCH, l’article 16a LCH est applicable aux personnes privées chargées d’une tâche publique. Il en découle que les données sont communiquées via la plate-forme informatique contenant les données des registres des habitants (FriPers) moyennant une autorisation d’accès au sens de l’article 16a alinéa 1 LCH, délivrée par le Service de la population et des migrants (SPoMi) selon l’article 2 alinéa 1 de l’ordonnance du 14 juin 2010 relative à la plate-forme informatique contenant les données des registres des habitants (RSF 114.21.12).
Au vu de ce qui précède, les données sollicitées ne peuvent être transmises par la commune.
→ Réponse: Non.
Citoyennes et citoyens
Chapeau
Extraits du Guide pratique à l'attention des communes
Direction / Service propriétaire
Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation
Information de contactPublié par Autorité cantonale de la transparence, de la protection des données et de la médiation
Dernière modification : 07.09.2016