Droit d'accès à ses propres données

Le droit d'accès peut être exercé par une personne physique ou morale, un mineur ou un interdit capable de discernement sans le consentement du représentant légal. La personne peut désigner un mandataire.

Si une procédure civile, pénale, de juridiction administrative est en cours, la LPrD ne s'applique pas.

La consultation des données personnelles d'une personne décédée est parfois possible.

La demande doit contenir notamment les points suivants :

a) la demande peut être effectuée par oral (au téléphone, au guichet, dans le bureau, chez le responsable du fichier) ou par écrit (par correspondance, remise des documents);

b) la demande est adressée au responsable du fichier;

c) la personne doit justifier de son identité (sans formalisme);

d) en cas de données sensibles, le responsable vérifiera plus soigneusement l'identité de la personne;

e) la demande devra être motivée (intérêt digne de protection) en cas de données archivées;

f) le droit d'accès porte en particulier sur les informations suivantes : le responsable du traitement et ses coordonnées, les données personnelles traitées, la finalité et, le cas échéant, les bases juridiques du traitement, le délai de conservation des données personnelles ou, si cela n'est pas possible, les critères pour fixer ce dernier, les informations disponibles sur l'origines des données personnelles, la logique et les critère d'une mesure ou d'une décision prise sur la base d'un traitement automatisé de données, les destinataires ou les catégories de destinataire auxquels des données ont été ou seront communiquées. (art. 27 al. 2 LPrD);

g) la demande peut porter sur un ou plusieurs fichiers du responsable des fichiers.

Les modalités de l'exercice du droit d'accès sont les suivantes :

a) le droit d'accès porte sur les données contenues dans un ou des fichiers;

b) le droit d'accès porte aussi sur les données résultant d'un traitement;

c) le droit d'accès porte également sur les données d'un fichier non déclaré;

d) dans les cas normaux, les renseignements sont donnés dans les 30 jours (délai d'ordre), sinon le responsable du fichier doit en avertir le requérant;

e) les renseignements sont en règle générale fournis par écrit sous forme de photocopies ou d'imprimés;

f) les renseignements peuvent être fournis par oral d'entente avec le responsable du fichier;

g) les renseignements doivent être exacts et complets, y compris les données périmées qui auraient dû être détruites;

h) les renseignements doivent être donnés sous une forme compréhensible pour le destinataire;

i) en cas de données médicales dommageables pour la personne concernée, le droit d'accès peut s'exercer par le biais d'un médecin de confiance désigné par la personne concernée;

j) l'exercice du droit est gratuit, sauf en cas d'abus (demandes réitérées à intervalles rapprochés de moins de 12 mois); la gratuité vaut aussi pour la consultation par l'intermédiaire d'un médecin;

k) en cas de pluralité de participants au fichier, chaque participant peut donner accès à sa part du fichier; un organe peut être désigné pour assurer le droit d'accès sur l'ensemble du fichier;

l) le droit d'accès porte aussi sur les données traitées par un tiers. Les documents sur l'exercice du droit d'accès d'une personne en particulier sont conservés dans son dossier et éventuellement archivés.

Il convient de mentionner spécialement deux points, à savoir les restrictions à l'exercice du droit d'accès et les notes personnelles :

a) Les restrictions à l'exercice du droit d'accès ne sont possibles qu'exceptionnellement et pour des motifs contraignants qui doivent être indiqués au requérant, à savoir :

> une loi au sens formel le prévoit ; 

> l'intérêt public (par exemple certaines informations se rapportant à une enquête en cours);

> l'intérêt digne de protection d'un tiers (une personne autre que le requérant et le responsable du fichier, par exemple les descendants);

> la demande d'accès est manifestement abusive, notamment en raison de son caractère répétitif.

b) Le droit d'accès ne s'exerce pas sur les notes personnelles, "pense-bêtes" à caractère intransmissible, qui ne servent ni de moyens de preuve ni à former l'opinion de celui ou de ceux qui traitent le dossier et qui ne sont pas destinés à dans le dossier.

Demande d'accès à mes données personnelles