Finances

Pouvons-nous transmettre une copie de l’avis de taxation, par courriels électronique, à une autre commune pour lui permettre de facturer des acomptes d’impôts ?

La communication d’une copie de l’avis de taxation d’un habitant à une autorité fiscale, par exemple une autre commune est possible si la communication s’avère nécessaire à l’accomplissement d’une tâche fiscale (p. ex. : prélèvement de l’impôt) par celle-ci. L’article 141 de la loi du 6 juin 2000 sur les impôts cantonaux directs (LICD ; RSF 631.1) règle la collaboration entre autorités fiscales. Attention, une telle communication de données ne peut être délivrée qu’à une autorité fiscale, par exemple une autre commune. Si la communication est réalisée par courriel, il convient de veiller à ce qu’elle soit sécurisée (chiffrage, cryptage). L’ATPrDM a publié un aide-mémoire à ce sujet, qui donne des conseils. Il est accessible ici.

Lorsqu’une personne, qui vit en concubinage, passe au bureau communal pour demander une copie de l’avis de taxation de son partenaire, est-on en droit de la lui remettre ?

Non, sauf accord écrit de la personne concernée. 

L’avis de taxation d’un habitant constitue une donnée personnelle (art. 4 al. 1 let. a LPrD), qui s’avère soumise au secret fiscal (art. 139 al. 1 LICD). La personne concernée peut consulter ses propres données. En revanche, la communication de renseignement à un tiers n’est possible qu’à des conditions très strictes (art. 139 al. 2 LICD), notamment avec l’accord écrit de la personne concernée (let. a).

Pouvons-nous transmettre des factures à des tiers privés (p. ex. : notaire, gérances, fiduciaires, etc.) ? Une procuration doit-elle nous être parvenue en amont ?

En principe non, sauf si une disposition légale prévoit la communication des données visées, ou si la personne concernée consent à la communication desdites données. En règle générale, il appartient à la personne concernée de transmettre au mandataire les données nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Toutefois, dans l’hypothèse où le tiers serait mandaté notamment pour collecter certaines données au sujet de son mandant, il convient de s’assurer au préalable que ce dernier dispose d’une procuration valable (signatures du mandant et du mandataire, nature du mandat, etc.). Au surplus, en cas de doute, il est conseillé de requérir le consentement écrit de la personne concernée avant toute communication de données au tiers.

Pouvons-nous fournir des informations par téléphone ou par courriels à des tiers (p. ex. : notaire, gérances, fiduciaires, office des poursuites, office des faillites, service cantonal des contributions, tribunaux, etc.) ?

Nous conseillons de solliciter une demande écrite et motivée. Ensuite, cf. la partie « A quoi dois-je faire attention lors du traitement de données personnelles ? » de notre Guide à aux communes. 

Pouvons-nous fournir des renseignements par téléphone à un débiteur (p. ex. : son solde ouvert, détail des factures, etc.).

Oui, si les données concernent le débiteur. Le débiteur dispose d’un droit d’accès à ses propres données (art. 27 ss LPrD). Il faut toutefois s’assurer de l’identité de la personne qui demande les données afin de ne pas fournir des informations à la mauvaise personne. Il faut aussi faire attention si les informations contiennent des données de tiers et cas échéant, ne pas les transmettre ou les caviarder.

Si les données sont demandées par un tiers, il convient d’examiner si une base légale autorise la communication. Si non, la communication est-elle indispensable à l’accomplissement des tâches légales du responsable du traitement ou du destinataire des données, la personne concernée a-t-elle consenti à la communication, ou encore la personne privée qui demande les données justifie-t-elle d’un intérêt à la communication primant celui de la personne concernée à ce que ses données ne soient pas communiquées (art. 14 al. 2 LPrD) ? Attention au droit de blocage (art. 31 LPrD).

Comment s’assurer qu’il s’agit bien de la bonne personne ?

Il est possible de poser des questions de contrôle par exemple (numéro de référence d’une facture, montant des acomptes versées, date de naissance, adresse, etc.). Il est également possible de demander à voir la carte d’identité de la personne afin de vérifier son identité, mais nous déconseillons de faire des photocopies.

Est-il encore possible de fournir les actes de défauts de bien aux instituts de recouvrements ?

La réponse dépend de la nature de la créance en cause (créance de droit privé ou de droit public) et des motifs pour lesquels la transmission de l’acte de défaut de bien à la société de recouvrement intervient (cession de créance, délégation de tâches publiques, sous-traitance pour le recouvrement).

Pour une créance de droit privé, la commune agit à l’instar d’un particulier. Elle peut dès lors en principe céder sa créance conformément aux articles 164 et suivants de la loi fédérale complétant le Code civil suisse du 30 mars 1911 (CO ; RS 220). La transmission de l’acte de défaut de biens à la société de recouvrement est possible, moyennant le respect de la protection de la personnalité du débiteur (art. 27 ss du Code civil suisse du 10 décembre 1907, CC ; RS 210).

En revanche, la cession d’une créance de droit public – qui constitue une créance de la collectivité et dont l’obtention du paiement relève de l’accomplissement d’une tâche de droit public – n’est en principe pas possible, sauf en cas de dispositions légales autorisant une telle cession de créance ou réglant une délégation de tâche en matière de recouvrement de créances par un tiers. Cependant, en l’absence de telles bases légales, il est néanmoins possible pour une commune de charger une société privée du recouvrement d’une créance de droit public (p. ex. : des impôts impayés) aux conditions prévues à l’article 37 alinéa 2 LPrD. Il s’agit dès lors d’un cas de sous-traitance, et la commune qui fait traiter des données personnelles par un tiers demeure responsable des obligations prévues par la législation en matière de protection des données (art. 37 al. 1 LPrD). Seules les données nécessaires à l’accomplissement du mandat doivent être transmises au sous-traitant (p. ex. : acte de défaut de biens, mais pas l’ensemble des factures dues). En outre, par soucis de transparence, il convient pour la commune d’informer le débiteur du fait que le recouvrement est effectué par une entreprise externe.

Créanciers/Débiteurs : Quelle méthode est à appliquer pour la conservation des données ?

À moins qu’une disposition légale prévoie une durée de conservation déterminée et propre au domaine concerné (p. ex. : 10 ans pour les pièces comptables ainsi que les bordeaux des impôts et des autres contributions publiques (art. 64 al. 3 RELCo, en lien avec l’art. 103 LCo), etc.), en principe, l’organe public est tenu de détruire, ou du moins anonymiser, les données personnelles qui ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, sous réserve des dispositions en matière d'archivage (art. 10 et 24 LPrD).

Peut-on conserver les données des débiteurs de la commune dans le but de leur envoyer un rappel mensuel en cas de difficultés de paiement ?

Conformément au principe de finalité (art. 7 LPrD), les données ne peuvent être traitées ultérieurement que dans le but pour lequel elles ont été collectées ou dans un but qui, selon les règles de la bonne foi, est compatible avec lui. Ainsi, l’utilisation des données des débiteurs par la commune pour l’envoi d’un rappel de paiement n’est possible que si ledit rappel concerne la créance pour laquelle les données du débiteur ont été collectées.

S’agissant de la durée de conservation desdites données, sauf disposition légale contraire prévoyant une durée spécifique, la commune est tenue de détruire les données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement. Ainsi, en cas de difficultés de paiement, la conservation des données du débiteur par la commune en vue de l’envoi d’un rappel mensuel apparaît admissible au moins jusqu’au paiement complet de la somme due.

Débiteurs (remboursement) : peut-on garder les informations bancaires pour un remboursement ultérieur lié aux impôts, taxes etc. ?

En principe non, sauf si une disposition légale spécifique le prévoit ou que la personne concernée donne son consentement.

En effet, conformément au principe de finalité (art. 7 LPrD), sans base légale l’autorisant, il n’est pas possible pour une commune de collecter et conserver les données bancaires des débiteurs lors d’un paiement en vue d’une utilisation à d’autres fins (p. ex. : un remboursement ultérieurement). En principe, l’organe public est tenu de détruire ou d’anonymiser les données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, sous réserve des dispositions en matière d’archivage (art. 10 et 24 LPrD).

Toutefois, une conservation des données en vue d’un remboursement ultérieur demeure possible avec le consentement de la personne concernée (art. 6 LPrD). Dans ce cas, il convient néanmoins de fixer un délai maximum de conservation des données.