Finanzen

Können wir eine Kopie der Steuerveranlagung per E-Mail an eine andere Gemeinde übermitteln, damit diese Akontozahlungen in Rechnung stellen kann?

Die Weitergabe einer Kopie der Veranlagungsanzeige einer Einwohnerin oder eines Einwohners an eine Steuerbehörde, z.B. eine andere Gemeinde, ist möglich, wenn die Bekanntgabe für die Erfüllung einer Steueraufgabe (z.B. Steuerbezug) durch diese notwendig ist. Artikel 141 des Gesetzes vom 6. Juni 2000 über die direkten Kantonssteuern (DStG; SGF 631.1) regelt die Zusammenarbeit zwischen den Steuerbehörden. Achtung: Eine solche Datenbekanntgabe kann nur an eine Steuerbehörde, z.B. eine andere Gemeinde, erfolgen. Erfolgt die Mitteilung per E-Mail, ist darauf zu achten, dass sie gesichert ist (Verschlüsselung). Die ÖDSMB hat ein Merkblatt veröffentlicht, es ist hier zugänglich.

Wenn eine Person, die im Konkubinat lebt, im Gemeindebüro vorbeikommt, um eine Kopie der Steuerveranlagung ihrer Partnerin/ihres Partners zu verlangen, darf man ihr diese dann aushändigen?

Nein, es sei denn, die betroffene Person hat schriftlich zugestimmt. 

Die Veranlagungsanzeige einer Einwohnerin oder eines Einwohners gehört zu den Personendaten (Art. 4 Abs. 1 Bst. a DSchG), die dem Steuergeheimnis unterliegen (Art. 139 Abs. 1 DStG). Die betroffene Person kann ihre eigenen Daten einsehen. Eine Auskunftserteilung an Dritte ist hingegen nur unter sehr strengen Bedingungen möglich (Art. 139 Abs. 2 DStG), insbesondere mit der schriftlichen Zustimmung der betroffenen Person (Bst. a).

Können wir Rechnungen an private Dritte weiterleiten (z.B. Notar/innen, Hausverwaltungen, Treuhänder usw.)? Muss uns im Vorfeld eine Vollmacht vorgelegt werden?

Grundsätzlich nicht, es sei denn, eine gesetzliche Bestimmung sieht die Weitergabe dieser Daten vor oder die betroffene Person stimmt der Bekanntgabe der Daten zu. In der Regel hat die betroffene Person der beauftragten Person die Daten zu übermitteln, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. Ist die Drittperson jedoch insbesondere damit beauftragt, bestimmte Daten über die auftraggebende Person zu beschaffen, muss vorab sichergestellt werden, dass diese über eine gültige Vollmacht verfügt (Unterschriften der auftraggebenden Person und der beauftragten Person, Art des Auftrags usw.). Darüber hinaus ist es im Zweifelsfall ratsam, die schriftliche Zustimmung der betroffenen Person einzuholen, bevor Daten an den Dritten weitergegeben werden.

Dürfen wir Dritten (z.B. Notar/innen, Liegenschaftsverwaltungen, Treuhändern, Betreibungsamt, Konkursamt, kantonale Steuerverwaltung, Gerichten usw.) telefonisch oder per E-Mail Auskunft erteilen? 

Wir empfehlen, ein schriftliches und begründetes Gesuch zu verlangen. Siehe auch Teil «Worauf ist beim Bearbeiten von Personendaten zu achten? » in unserem Leitfaden für die Gemeinden. 

Dürfen wir einer Schuldnerin oder einem Schuldner telefonisch Auskünfte erteilen (z.B. offener Saldo, Rechnungsdetails usw.)? 

Ja, wenn sich die Daten auf die Schuldnerin oder den Schuldner beziehen. Die Schuldnerin oder Schuldner hat das Recht, Auskunft über ihre oder seine eigenen Daten zu erhalten (Art. 27 ff. DSchG). Es muss jedoch die Identität der Person, die die Daten anfordert, überprüft werden, damit nicht der falschen Person Auskunft erteilt wird. Ausserdem müsste auch geprüft werden, ob die Informationen Daten von Dritten enthalten, und diese sollten gegebenenfalls nicht weitergegeben oder geschwärzt werden.

Wenn die Daten von einer Drittperson angefordert werden, muss geprüft werden, ob es eine gesetzliche Grundlage gibt, die die Bekanntgabe erlaubt. Wenn nicht, ist die Weitergabe für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der für die Bearbeitung verantwortlichen Person oder der Empfängerin/des Empfängers der Daten unerlässlich, hat die betroffene Person der Weitergabe zugestimmt oder kann die private Person, die die Daten anfordert, ein Interesse an der Bekanntgabe nachweisen, das dem Interesse der betroffenen Person an der Geheimhaltung ihrer Daten vorgeht (Art. 14 Abs. 2 DSchG)? Denken Sie auch an das Sperrrecht (Art. 31 DSchG).

Wie kann man sichergehen, dass es sich um die richtige Person handelt?

Man kann zum Beispiel Kontrollfragen stellen (Referenznummer einer Rechnung, Höhe der geleisteten Anzahlungen, Geburtsdatum, Adresse usw.). Es ist auch möglich, sich den Personalausweis der Person zeigen zu lassen, um ihre Identität zu überprüfen, aber wir raten davon ab, Fotokopien zu machen.

Ist es noch möglich, Inkassofirmen Verlustscheine zu übermitteln?

Die Antwort hängt davon ab, um welche Art von Forderung es sich handelt (privatrechtliche oder öffentlich-rechtliche Forderung) und aus welchen Gründen der Verlustschein an das Inkassounternehmen weitergegeben wird (Forderungsabtretung, Übertragung öffentlicher Aufgaben, Inkassoauftragsvergabe).

Bei einer privatrechtlichen Forderung handelt die Gemeinde wie eine Privatperson. Sie kann ihre Forderung daher grundsätzlich gemäss Artikel 164 ff. des Bundesgesetzes betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches vom 30. März 1911 (OR; SR 220) abtreten. Die Weitergabe des Verlustscheins an das Inkassounternehmen ist möglich, sofern der Persönlichkeitsschutz der Schuldnerin oder des Schuldners gewahrt bleibt (Art. 27 ff. des Schweizerischen Zivilgesetzbuches vom 10. Dezember 1907, ZGB; SR 210).

Dagegen ist die Abtretung einer öffentlich-rechtlichen Forderung - bei der es sich um eine Forderung des Gemeinwesens handelt und deren Durchsetzung in den Bereich der Erfüllung einer öffentlich-rechtlichen Aufgabe fällt - grundsätzlich nicht möglich, es sei denn, es gibt gesetzliche Bestimmungen, die eine solche Forderungsabtretung erlauben oder eine Aufgabenübertragung beim Bezug von Forderungen durch einen Dritten regeln. Ohne solche Rechtsgrundlagen ist es für eine Gemeinde aber dennoch möglich, ein privates Unternehmen mit dem Bezug einer öffentlich-rechtlichen Forderung (z.B. unbezahlte Steuern) unter den Bedingungen nach Art. 37 Abs. 2 DSchG zu beauftragen. Es handelt sich dabei um einen Fall von Auftragsbearbeitung, und die Gemeinde, die Personendaten durch Dritte bearbeiten lässt, ist nach wie vor für die datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich (Art. 37 Abs. 1 DSchG). Nur die für die Erfüllung des Auftrags erforderlichen Daten dürfen an die Auftragsbearbeitenden weitergegeben werden (z.B. Verlustschein, aber nicht alle fälligen Rechnungen). Darüber hinaus sollte die Gemeinde aus Gründen der Transparenz die Schuldnerin oder den Schuldner darüber informieren, dass das Inkasso von einem externen Unternehmen durchgeführt wird.

Gläubiger/innen / Schuldner/innen: Wie sind die Daten aufzubewahren?

Sofern nicht eine gesetzliche Bestimmung eine bestimmte, speziell für den jeweiligen Bereich geltende Aufbewahrungsdauer vorsieht (z.B. 10 Jahre für Buchhaltungsbelege sowie für Rechnungen für Steuern und weitere öffentliche Abgaben (Art. 64 Abs. 3 ARGG, in Verbindung mit Art. 103 GG), usw.), ist das öffentliche Organ grundsätzlich verpflichtet, Personendaten, die für den Zweck der Bearbeitung nicht mehr nötig sind, zu vernichten oder zumindest zu anonymisieren, unter Vorbehalt der Bestimmungen über die Archivierung (Art. 10 und 24 DSchG).

Dürfen die Daten von Schuldner/innen der Gemeinde gespeichert werden, um ihnen bei Zahlungsschwierigkeiten eine monatliche Mahnung zu schicken?

Gemäss dem Grundsatz der Zweckbindung (Art. 7 DSchG) dürfen Daten später nur für den Zweck bearbeitet werden, für den sie erhoben wurden, oder für einen Zweck, der nach Treu und Glauben mit diesem Zweck vereinbar ist. So ist die Verwendung der Schuldnerdaten durch die Gemeinde für den Versand einer Zahlungserinnerung nur möglich, wenn diese Mahnung die Forderung betrifft, für die die Schuldnerdaten erhoben wurden.

Was die Dauer der Aufbewahrung dieser Daten betrifft, so ist die Gemeinde, sofern keine anderslautende gesetzliche Bestimmung eine spezifische Dauer vorsieht, verpflichtet, die Personendaten zu vernichten, sobald sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. So ist es im Falle von Zahlungsschwierigkeiten zulässig, dass die Gemeinde die Daten der Schuldnerin oder des Schuldners für den Versand einer monatlichen Mahnung zumindest bis zur vollständigen Begleichung des geschuldeten Betrags aufbewahrt.

Schuldner/innen (Rückerstattung): Kann man die Bankdaten für eine spätere Rückerstattung in Zusammenhang mit Steuern, Gebühren usw. aufbewahren?

Grundsätzlich nicht, es sei denn, eine spezielle gesetzliche Bestimmung sieht dies vor oder die betroffene Person erteilt ihre Zustimmung.

Gemäss dem Zweckbindungsgrundsatz (Art. 7 DSchG) darf eine Gemeinde ohne eine gesetzliche Grundlage, die dies erlaubt, die Bankdaten von Schuldner/innen bei einer Zahlung nicht erheben und aufbewahren, um sie für andere Zwecke (z.B. eine spätere Rückerstattung) zu verwenden. Grundsätzlich ist das öffentliche Organ verpflichtet, die Personendaten zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, unter Vorbehalt der Bestimmungen über die Archivierung (Art. 10 und 24 DSchG).

Eine Aufbewahrung der Daten für eine spätere Rückerstattung bleibt jedoch mit Zustimmung der betroffenen Person möglich (Art. 6 DSchG). In diesem Fall sollte jedoch eine Höchstdauer für die Aufbewahrung der Daten festgelegt werden.