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Est-ce que le service de voirie a le droit d’obtenir des informations en lien avec les habitants ?

Oui, à certaines conditions. Si le service de la voirie fait partie de la commune en question, il lui est possible d’obtenir des informations en lien avec les habitants si les données sont nécessaires à l’accomplissement de ses tâches (art. 14 LPrD) (p. ex. : règlement communal en matière de gestion des déchets, de déchetterie, etc.). Seules les données nécessaires et sans lesquelles le service de la voirie ne serait pas en mesure d’accomplir correctement ses tâches doivent lui être transmises (principe de proportionnalité (art. 8 LPrD)).

Quant est-il concernant les relevés des compteurs d’eau ?

Oui, à certaines conditions. La réponse est identique que pour la question ci-dessus avec le service de la voirie. Il est à préciser que les tâches relatives aux relevés des compteurs d’eau font généralement l’objet d’une réglementation communale en matière d’eau potable, qui régit parfois également la communication et le traitement de certaines données.

Les entreprises, par exemple un ramoneur, peuvent-elles avoir accès aux données de contact d’un habitant ? Partant du principe que l’habitant n’a pas demandé un blocage de données ?

Oui, à certaines conditions.

Les ramoneurs revêtent le statut des personnes privées délégataires de tâches publiques. Aux termes de l’article 51 de la loi du 9 septembre 2016 sur l'assurance immobilière, la prévention et les secours en matière de feu et d'éléments naturels (LECAB ; RSF 732.1.1), le contrôle et le nettoyage périodiques des installations thermiques sont obligatoires sur l'ensemble du territoire du canton. Ces tâches sont du ressort exclusif d'entreprises concessionnées. L'organisation du ramonage, en particulier la concession, les fréquences et les tarifs sont réglés par l’ECAB selon les principes fixés dans la législation d'exécution (art. 51 LECAB).

Conformément à l’article 3 de l’ordonnance du 31 août 2021 sur le contrôle obligatoire des installations de combustion (OCIC ; RSF 770.32), les contrôleurs et contrôleuses officiels doivent, sauf accord exprès contraire des propriétaires ou des locataires, annoncer leur passage au moins trois jours à l'avance. Partant, la communication de données inscrites au contrôle des habitants aux ramoneurs, lorsqu’ils agissent en tant que délégataires de tâches publiques, est réglée par l’article 17a alinéa 1 LCH, qui renvoi à l’article 16a LCH. En principe, une demande d’accès FriPers soumise à autorisation devrait être déposée auprès du SPoMi. Toutefois, il va sans dire qu’exiger le dépôt d’une demande d’accès FriPers pour un cas d’espèce apparaîtrait disproportionné. La communication du numéro de téléphone dans un cas d’espèce est possible si la communication est indispensable à l’accomplissement des tâches légales du ramoneur (art. 14 al. 2 let. a LPrD). Une analyse au cas par cas doit être réalisée.

Calcul des subventions des crèches : peut-on préserver les dossiers et les courriels ?

Les données personnelles doivent être détruites quand elles ne sont plus nécessaires, sauf si elles possèdent une valeur archivistique (art. 10 et 24 LPrD). Il faut déterminer si les données en question sont encore nécessaires. À première vue, si l’enfant n’est plus à la crèche, la conservation de son dossier n’apparaît plus être nécessaire. Il convient de se demander si les pièces comptables doivent encore être conservées un certain temps (p. ex. : factures).

Dans une situation d’urgence, il peut arriver de devoir mettre en place un fichier listant les personnes et leur état de santé qui doit être partagé avec les communes ou personnes tierces. Comment ce cas de figure doit-il être traité aux yeux de la nouvelle loi sur la protection des données ?

En principe, cela est possible seulement si une base légale le prévoit expressément, ou si une tâche clairement définie dans la loi l’exige absolument et que la finalité du traitement ne présente pas de risques particuliers pour les droits fondamentaux des personnes concernées (art. 5 al. 2 LPrD). Exceptionnellement, une base légale n'est pas exigée pour traiter des données personnelles, y compris sensibles, lorsque le traitement est nécessaire pour sauvegarder les intérêts essentiels de la personne concernée ou d'un tiers (art. 5 al. 4 LPrD).

Il peut arriver que cette liste doive être gardée pour de futurs cas (p. ex. : pour des zones de dangers récurrents). Est-ce possible ?

Conformément au principe de finalité (art. 7 LPrD), les données personnelles ne peuvent être collectées que pour un usage déterminé et reconnaissable. Il n’est pas possible de modifier le but du traitement ultérieurement, sauf en cas de consentement de la personne concernée. Si aucune base légale spécifique ne prévoit leur conservation, les données doivent être détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires, pour autant qu’elles ne possèdent pas une valeur archivistique (art. 10 et 24 LPrD).