Santé - Social

Pouvons-nous fournir les numéros de téléphone et les adresses de courriel aux offices des poursuites ?

Les offices des poursuites disposent de leurs propres accès FriPers, qui leur permettent en principe de consulter les données dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches. Toutefois, dans des cas particuliers, motivés (notamment en cas d’urgence, par exemple art. 90 et 175 de la loi fédérale du 11 avril 1889 sur la poursuite pour dettes et la faillite, LP ; RS 281.1), et conformément au principe de proportionnalité (art. 8 LPrD), il est possible pour les communes de communiquer les numéros de téléphone et les adresses de courriel des personnes concernées aux offices des poursuites (art. 14 al. 2 let. a LPrD).

La transmission d’informations relatives au collaborateur et au salaire est-elle toujours possible sans contraintes lors de déclarations accidents ou maladie aux assurances concernées ?

Non. Il faut voir la législation topique applicable en matière d’assurance accident et maladie professionnelle, notamment l’article 32 LPGA (assistance administrative en matière d’assurance sociale) et l’article 98 de la loi fédérale du 20 mars 1981 sur l’assurance-accident (LAA ; RS 832.20) (assistance administrative en matière d’assurance-accident). Ces deux articles ne traitent que des demandes formulées dans des cas particuliers, et exigent que la demande soit faite par écrit et motivée. Une transmission systématique de données dans ces deux cas n’est pas autorisée. En vertu du principe de proportionnalité (art. 8 LPrD), seules les données nécessaires au but visé doivent être traitées.

Par conséquent, si la communication des données est expressément prévue par la loi topique au domaine d’assurance concerné, alors la transmission est possible. Si tel n’est pas le cas, il faut voir si la communication des données est nécessaire à l’accomplissement des tâches de l’assurance (art. 32 LPGA). Si non, la communication n’est possible qu’avec l’accord de la personne concernée.

Est-ce toujours possible de transmettre des informations à l’office AI pour la prise de mesures précoces en cas d’arrêt prolongé ?

Oui, mais avec le consentement de la personne concernée (art. 3c al. 3 et 4 de la loi fédérale du 19 juin 1959 sur l’assurance-invalidité, LAI ; RS 831.20).

Selon l’alinéa 3, l’office AI invite l’assuré à autoriser son employeur, les fournisseurs de prestations au sens des articles 36 à 40 de la loi fédérale du 18 mars 1994 sur l’assurance-maladie (LAMal ; RS 832.10), les assurances et les organes officiels à fournir tous les renseignements et documents nécessaires à l’enquête effectuée dans le cadre de la détection précoce.

Selon l’alinéa 4, si l’assuré ne donne pas cette autorisation, un médecin du service médical régional (art. 54a LAI) peut demander aux médecins traitants de l’assuré de lui fournir les renseignements nécessaires. Les médecins traitants sont déliés de leur obligation de garder le secret. Le médecin du service médical régional examine si des mesures d’intervention précoce au sens de l’article 7d LAI sont indiquées et informe l’office AI, sans transmettre de documents ni de renseignements d’ordre médical.

Devons-nous toujours obtenir le consentement de l’employé avant de transmettre des données personnelles ?

Cela dépend de ce que prévoit la loi. Si la loi prévoit la transmission des données, le consentement n’est pas nécessaire. En revanche, si la loi ne prévoit pas la transmission ou ne prévoit rien, il faut le consentement de la personne concernée (art. 6 LPrD). Cette dernière ne consent valablement que si elle exprime sa volonté librement et après avoir été dûment informée sur les finalités du traitement. Le consentement doit être exprès lorsqu'il porte sur un traitement de données sensibles ou sur des activités de profilage. Toutefois, le consentement est présumé lorsque la personne a elle-même rendu ses données librement accessibles. Le consentement peut être révoqué en tout temps.

AVS, aide sociale : peut-on garder le dossier et les courriels ?

Oui, selon les durées prévues dans les différentes lois topiques.

En matière AVS, la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS ; RS 831.10) et le Règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS ; RS 831.101) règlent la durée de conservation des données de la Centrale de compensation (10 ans à compter de l’extinction du dernier droit à une prestation), et des caisses de compensation (selon prescriptions de l’Office fédéral des assurances sociales (ci-après : OFAS)). En revanche, la législation fédérale ne dit rien sur la durée de conservation des données AVS par les employeurs. Au niveau cantonal, seule la conservation des données par les agences communales de la Caisse cantonale de compensation AVS semble faire l’objet de dispositions spécifiques (art. 11 du Règlement du 26 octobre 2010 sur les agences communales de la Caisse cantonale de compensation AVS ; RSF 841.1.22) ; les prescriptions de l’OFAS leurs sont applicables.

Selon les Directives du 1^er octobre 2022 sur la gestion, la conservation, l’archivage et la destruction des documents dans les domaines AVS/AI/APG/PC/Ptra/AFamAgr/AFam (DGD) de l’OFAS, les données doivent être conservées 10 ans après l’extinction du dernier droit à une prestation, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne assurée atteigne l’âge hypothétique de 150 ans. Les actes constitutifs et les documents d’organisation sont conservés pour une durée illimitée et les documents comptabilité sont conservés dix ans (art. 958f, al. 1, CO).

En matière d’aide sociale, ni la loi du 14 novembre 1991 sur l’aide sociale (LASoc ; RSF 831.0.1), ni le Règlement d’exécution de la loi sur l’aide sociale du 30 novembre 1999 (RELASoc ; RSF 831.0.11) ne règlent de manière spécifique la durée de conservation des données en matière d’aide sociale. 

En principe, lorsque la loi spéciale ne règle pas la durée de conservation des données, les données doivent être détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à l’accomplissement des tâches, sous réserve d’une valeur archivistique (art. 10 et 24 LPrD).

Pouvons-nous transmettre les fiches de salaires à un curateur au bénéfice d’une procuration ?

Oui si l’étendue du mandat du curateur le requiert.

Les tâches du curateur varient en fonction du type de curatelle en cause et de l'étendue de son mandat de curateur (cercles des finances, administratif, de la santé, etc.). Ainsi, conformément à l’article 408 alinéa 2 CC, lorsque le curateur est chargé de la gestion du patrimoine par exemple, celui-ci peut notamment assurer la réception, avec effet libératoire, des prestations dues par les tiers (let. a), régler les dettes dans la mesure où cela est indiqué (let. b), représenter, si nécessaire, la personne concernée pour ses besoins ordinaires (let. c). De plus, il doit notamment tenir les comptes qu'il doit soumettre à l'Autorité de protection de l'adulte périodiquement (art. 410 al. 1 CC). Le rapport comptable doit indiquer le détail de toutes les recettes et dépenses faites pendant la période comptable ; les pièces justificatives doivent être communiquées à l'appui (art. 14 al. 1 de l'ordonnance concernant la protection de l'enfant et de l'adulte du 18 décembre 2012, OPEA ; RSF 212.5.11).

Cela dépend donc de l’étendue du mandat du curateur et de la nécessité des données pour l'accomplissement de ses tâches. Dans la négative, il convient d’avoir le consentement de la personne concernée avant toute communication de données, pour autant que cette dernière dispose de la capacité de discernement.

Il en va de même pour la communication du nom et de l’adresse d’une personne à un curateur.

Toutes les informations (copie des avis de taxation, impôts, factures, coordonnées personnelles, etc.) peuvent-elles être divulguées aux Services des curatelles/tutelles ou faut-il obtenir l’aval des pupilles ?

Non, il n’est pas possible de leur divulguer toutes les informations.

Cela dépend du cercle de tâches du curateur et de la tâche à accomplir (cf. ci-dessus). Si l’accord de la personne concernée est nécessaire, il faut l’obtenir. Seules les données nécessaires à l’accomplissement de la tâche doivent être transmises.