Gesundheit - Soziales

Dürfen wir den Betreibungsämtern Telefonnummern und E-Mail-Adressen angeben?

Die Betreibungsämter verfügen über ihre eigenen FriPers-Zugänge, über die sie grundsätzlich die Daten abrufen können, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. In besonderen, begründeten Fällen (insbesondere in dringenden Fällen, z.B. Art. 90 oder 175 des Bundesgesetzes vom 11. April 1889 über Schuldbetreibung und Konkurs, SchKG; SR 281.1) und gemäss dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 8 DSchG) ist es jedoch möglich, dass die Gemeinden den Betreibungsämtern die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der betroffenen Personen bekanntgeben (Art. 14 Abs. 2 Bst. a DSchG).

Ist die Weitergabe von Mitarbeiter- und Lohninformationen bei der Meldung von Unfällen oder Krankheiten an die entsprechenden Versicherungen immer ohne Einschränkungen möglich?

Nein. Siehe dazu die einschlägige Gesetzgebung über die Versicherung gegen Unfall und Berufskrankheit, insbesondere Artikel 32 ATSG (Amts- und Verwaltungshilfe in der Sozialversicherung) und Artikel 98 des Bundesgesetzes vom 20. März 1981 über die Unfallversicherung (UVG; SR 832.20) (Amts- und Verwaltungshilfe in der Unfallversicherung). Diese beiden Artikel befassen sich nur mit Anfragen im Einzelfall und verlangen, dass die Anfrage schriftlich gestellt und begründet wird. Eine systematische Weitergabe von Daten ist in diesen beiden Fällen nicht zulässig. Nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 8 DSchG) dürfen nur die Daten bearbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Wenn also die Bekanntgabe der Daten durch das einschlägige Gesetz ausdrücklich für den betreffenden Versicherungsbereich vorgesehen ist, dann ist die Weitergabe möglich. Ist dies nicht der Fall, muss geprüft werden, ob die Datenbekanntgabe für die Erfüllung der Aufgaben der Versicherung erforderlich ist (Art. 32 ATSG). Wenn nicht, ist die Bekanntgabe nur mit der Zustimmung der betroffenen Person möglich.

Ist es immer noch möglich, Informationen an die IV-Stelle weiterzuleiten, um bei einem längeren Arbeitsunterbruch Massnahmen der Frühintervention zu ergreifen?

Ja, aber nur mit der Zustimmung der betroffenen Person (Art. 3c Abs. 3 und 4 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 1959 über die Invalidenversicherung, IVG; SR 831.20).

Nach Absatz 3 fordert die IV-Stelle die versicherte Person auf, den Arbeitgeber, Leistungserbringer nach den Artikeln 36–40 des Bundesgesetzes vom 18. März 1994 über die Krankenversicherung (KVG; SR 832.10), Versicherungen sowie Amtsstellen generell zu ermächtigen, alle Auskünfte zu erteilen und alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die für die Abklärung im Rahmen der Früherfassung erforderlich sind.

Nach Absatz 4 kann ein Arzt des regionalen ärztlichen Dienstes (Art. 59 Abs. 2 IVG) die erforderlichen Auskünfte bei den behandelnden Ärzten der versicherten Person einholen, wenn die versicherte Person diese Ermächtigung nicht erteilt. Diese sind von ihrer Schweigepflicht entbunden. Der Arzt beurteilt, ob Massnahmen zur Frühintervention nach Artikel 7d IVG angezeigt sind, und informiert die IV-Stelle, ohne die medizinischen Auskünfte und die Unterlagen weiterzuleiten.

Müssen wir immer die Zustimmung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers einholen, bevor wir persönliche Daten weitergeben?

Das hängt davon ab, was das Gesetz vorsieht. Wenn das Gesetz die Weitergabe der Daten vorsieht, braucht es keine Zustimmung. Wenn das Gesetz hingegen die Weitergabe nicht vorsieht oder nichts vorsieht, ist die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich (Art. 6 DSchG). Diese stimmt nur dann rechtsgültig zu, wenn sie ihren Willen frei und nach angemessener Aufklärung über die Zwecke der Verarbeitung äussert. Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen, wenn sie sich auf die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten oder auf Profiling-Aktivitäten bezieht. Die Einwilligung wird jedoch vermutet, wenn die Person ihre Daten selbst frei zugänglich gemacht hat. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

AHV, Sozialhilfe: Darf man das Dossier und die E-Mails aufbewahren?

Ja, während der in den einschlägigen Gesetzen vorgesehenen Dauer.

Bei der AHV ist die Aufbewahrungsdauer für die Daten der Zentralen Ausgleichsstelle (zehn Jahre ab Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs) und der Ausgleichskassen (je nach Vorschriften des Bundesamtes für Sozialversicherungen BSV) im Bundesgesetz vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG; SR 831.10) und in der Verordnung vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVV; SR 831.101) geregelt. Hingegen sagt die Bundesgesetzgebung nichts zur Dauer der Aufbewahrung von AHV-Daten durch die Arbeitgeber. Auf kantonaler Ebene gibt es offenbar nur für die Aufbewahrung der Daten durch die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse besondere Bestimmungen  (Art. 11 des Reglements vom 26. Oktober 2010 über die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse; SGF 841.1.22); für sie gelten die Vorschriften des BSV.

Nach den Weisungen vom 1. Oktober 2022 über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF) des BFS sind die Akten 10 Jahre nach dem Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs aufzubewahren, jedoch bis spätestens zur Vollendung des hypothetischen 150. Lebensjahres der versicherten Person. Errichtungs- und Organisationsakten sind unbefristet aufzubewahren, Akten der Buchhaltung und des Rechnungswesens 10 Jahre (Art. 958f Abs. 1 OR).

Im Sozialhilfewesen ist die Aufbewahrungsdauer für Sozialhilfedaten weder im Gesetz vom 14. November 1991 über die Sozialhilfe (SHG; SGF 831.0.1) noch im Ausführungsreglement zum Sozialhilfegesetz vom 30. November 1999 (ARSHG; SGF 831.0.11) spezifisch geregelt. 

Wenn das Spezialgesetz die Dauer der Aufbewahrung von Daten nicht regelt, müssen die Daten grundsätzlich vernichtet oder anonymisiert werden, sobald sie für die Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt werden, es sei denn, sie sind archivwürdig (Art. 10 und 24 DSchG).

Können wir Lohnabrechnungen an eine bevollmächtigte Beistandsperson weiterleiten?

Ja, wenn der Umfang des Mandats der Beistandsperson dies erfordert.

Die Aufgaben der Beistandsperson variieren je nach Art der Beistandschaft und dem Umfang des Beistandsmandats (Aufgabenbereiche Finanzen, Administration, Gesundheit usw.). So kann die Beistandsperson gemäss Art. 408 Abs. 2 ZGB, wenn sie beispielsweise mit der Vermögensverwaltung betraut ist, namentlich mit befreiender Wirkung die von Dritten geschuldete Leistung für die betroffene Person entgegennehmen (Bst. a), soweit angezeigt Schulden bezahlen (Bst. b), die betroffene Person nötigenfalls für die laufenden Bedürfnisse vertreten (Bst. c). Sie führt Rechnung und legt sie der Erwachsenenschutzbehörde in regelmässigen Zeitabständen zur Genehmigung vor (Art. 410 Abs. 1 ZGB). Im Rechnungsbericht werden alle Einnahmen und Ausgaben genau aufgeführt, die während der Rechnungsperiode getätigt worden sind; die Belege müssen beigelegt werden (Art. 14 Abs. 1 der Verordnung über den Kindes- und Erwachsenenschutz vom 18. Dezember 2012, KESV; SGF 212.5.11).

Es hängt also davon ab, wie weit das Mandat der Beistandsperson reicht und ob die Daten für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt werden. Ist dies nicht der Fall, muss vor der Bekanntgabe von Daten die Zustimmung der betroffenen Person eingeholt werden, sofern diese urteilsfähig ist.

Dasselbe gilt für die Bekanntgabe des Namens und der Adresse einer Person an eine Beistandsperson.

Können alle Informationen (Kopien von Veranlagungsanzeigen, Steuern, Rechnungen, Personalien usw.) an die Beistandschafts-/Vormundschaftsstellen weitergegeben werden oder muss die Zustimmung der betroffenen Person eingeholt werden? 

Nein, es dürfen nicht alle Informationen an sie weitergegeben werden.

Das hängt vom Aufgabenbereich der Beistandsperson und der Aufgabe ab, die sie zu erfüllen hat (siehe oben). Wenn die Zustimmung der betroffenen Person erforderlich ist, muss diese eingeholt werden. Es dürfen nur die Daten weitergegeben werden, die für die Erfüllung der Aufgabe notwendig sind.