Puis-je consulter des documents officiels qui contiennent des données personnelles relatives à des tiers ?
La consultation de ces documents doit également tenir compte de la protection des données. L’autorité doit d’abord déterminer si elle peut rendre anonymes, dans ce document, les données personnelles relatives au tiers (par ex. en utilisant la technique du caviardage). Elle examine ensuite si le tiers a préalablement consenti expressément ou tacitement à ce que les données le concernant soient divulguées, auquel cas aucune anonymisation n’est requise (art. 25ss LInf et art. 7ss OAD).
S’il est impossible d’anonymiser les données, parce que la totalité du document concerne le tiers, par exemple, et que ce dernier n’a pas donné son consentement, l’accès au document peut être limité, différé ou refusé. Rappelons que sont considérées comme des données personnelles toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable, personnes morales et entreprises comprises.
La protection de la sphère privée de tiers et la protection des données priment-elles toujours le droit d'accès à un document officiel ?
Non, pas toujours, mais dans la plupart des cas. La loi sur l’information et l’accès aux documents prévoit que le principe de transparence prime exceptionnellement la protection des données lorsque l’accès au document contenant des données personnelles répond à un intérêt public prépondérant (art. 27 al. 1 let. c LInf).
Puis-je me prononcer en tant que tiers lorsqu'un organe public envisage de rendre accessible un document qui contient des données personnelles me concernant ?
La LInf dispose que l’organe public qui envisage de donner accès à un document officiel contenant des données personnelles doit en principe consulter au préalable la personne à laquelle ces données se rapportent (art.32 al. 2 LInf). Cette dernière peut faire savoir dans un bref délai elle accepte ou si elle refuse que l’auteur de la demande ait accès au document.
Que puis-je faire si l'organe public, malgré mon opposition, entend rendre accessible un document qui contient des données personnelles me concernant ?
L'organe public doit d'abord vous en informer; il établit à cet effet une "détermination". Vous pouvez déposer une demande en médiation écrite auprès du-de la Préposé-e cantonale à la transparence dans les 30 jours qui suivent la date de réception de cette détermination.
Si aucune solution satisfaisante pour toutes les parties n'est trouvée pendant la médiation, le/la Préposé-e rédige une recommandation à l'attention de l'organe public compétent et de la ou des personne(s) concernée(s). Lorsqu'une recommandation a été émise, l'organe public rend d'office une décision qui est susceptible de recours (art. 32ss LInf).
Les organes publics communiquent ces décisions à l'autorité de surveillance de la protection des données qui a également qualité pour recourir.
J'ai déposé une demande d'accès à un document qui contient des données personnelles concernant un tiers. L'organe public m'a informé que ma demande était rejetée. Que puis-je faire pour avoir accès à ce document ?
Vous pouvez présenter une demande en médiation auprès du-de la Préposé-e cantonale à la transparence. Cette demande doit être déposée par écrit dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la détermination de l’organe public.