Contrôle des habitants

Est-ce que la transmission de données dans un cas d’espèce à un privé peut être faite en cas de preuve d’intérêt légitime ?

La communication à des privés est réglée à l’article 17 de la loi du 23 mai 1986 sur le contrôle des habitants (LCH ; RSF 114.21.1), qui distingue la communication de données personnelles dans un cas d’espèce (al. 1) ou systématique (al. 2). 

Conformément à l’alinéa 1, il est possible pour le ou la préposé-e au contrôle des habitants de communiquer, dans un cas d’espèce, certaines informations concernant une personne déterminée pour autant que le requérant possède un intérêt légitime.

L’existence ou non d’un intérêt légitime peut varier selon les circonstances du cas d’espèce et l’analyse doit se faire au cas par cas. En principe, un intérêt légitime peut être admis en présence d’une prétention juridique qui lie le requérant et la personne concernée (p. ex. : un contrat, une reconnaissance de dette, une facture, une prétention en dommages-intérêts, etc.). Il en va de même si la demande a pour objet des informations pouvant être utilisées en tant que preuve dans une procédure. À l’inverse, l’intérêt n’est en principe pas légitime lorsque la personne concernée tente d’empêcher l’accès à ses données dans le but de s’éviter des obligations juridiques (p. ex. : un débiteur qui tente d’empêcher son créancier d’intenter une action judiciaire à son encontre). Il en est de même lorsque le requérant agit dans le seul but de satisfaire sa curiosité. 

Si oui, quelles informations peuvent être données ?

Uniquement les informations énumérées à l’article 17 alinéas 1 LCH, à savoir le nom, prénom(s), sexe, date de naissance, état civil, profession, adresse et date de naissance, ainsi que, le cas échéant, date de départ et destination. 

Est-ce que la communication de données d’un groupe de personnes peut être effectuée à des fins idéales dignes d’être soutenues ?

La communication systématique de données (art. 17 al. 2 LCH) nécessite d’une part de démontrer une utilisation des données à des fins idéales dignes d’être soutenues (c’est-à-dire non économique) et, d’autre part, que les personnes concernées soient définies par un critère général (p. ex. : toutes les personnes qui habitent la commune et qui sont nées en 1985). La compétence en matière de communication systématique de données personnelles à des privés appartient au conseil communal.

Par ailleurs, avant toute communication de données, il appartient au ou à la préposé-e au contrôle des habitants, respectivement au conseil communal de s’assurer qu’il n’existe pas un droit de blocage (art. 18 LCH).

Si oui, quelles informations peuvent être données ?

Uniquement les informations énumérées à l’article 17 alinéas 2 LCH, à savoir le nom, prénom(s), date de naissance, adresse de personnes définies par un critère général.

La commune peut-elle communiquer, dans un cas d’espèce, l’adresse ou la destination d’un habitant à une société de recouvrement ?

Oui, à certaines conditions.

Les sociétés de recouvrement sont des sociétés de droit privé. Selon l’article 17 alinéa 1 LCH, le ou la préposé-e au contrôle des habitants peut, dans un cas d’espèce, communiquer des données personnelles à un particulier ou à une organisation privée qui rend vraisemblable un intérêt légitime (p. ex. : le créancier qui recherche l’adresse de son débiteur). L’intérêt légitime peut découler d’un contrat, d’un jugement, d’une décision, d’un document attestant d’une créance, etc. Il est à préciser que l’intérêt légitime est là pour établir le lien (lien juridique, rapport contractuel, etc.) entre la personne requérante et les données de la personne qu’elle souhaite obtenir. En cas de représentation, la remise d’une procuration notamment fonde le droit du mandataire d’agir pour la personne requérante, mais elle ne permet pas obligatoirement, selon son contenu, de justifier de l’existence d’un intérêt légitime et d’obtenir les données sollicitées. Pour analyser si un intérêt est légitime, le requérant doit en donner la preuve au ou à la préposé-e au contrôle des habitants qui va évaluer si la donnée personnelle demandée peut être communiqué ou non.

Les données qui peuvent être communiquées sont énumérées de façon exhaustive par l’article 17 alinéa 1 LCH : nom, prénom(s), sexe, date de naissance, état civil, profession, adresse et date d’arrivée, ainsi que le cas échéant, la date de départ et la destination d’une personne déterminée.

En outre, avant toute éventuelle transmission à des privés, l’usage du droit de blocage par la personne concernée doit être vérifié (art. 18 LCH). Dans la positive, la personne doit être informée et son accord doit être obtenu. En cas de refus, le ou la préposé-e au contrôle des habitants effectue une pesée des intérêts.

Enfin, il sied de rappeler que les principes de finalité et de proportionnalité (art. 7 et 8 LPrD) appellent à une grande retenue. En effet, l’article 17 alinéa 1 LCH déclare que le préposé, peut et non doit communiquer les données.

En matière de recouvrement de créances, il est en principe admis que seul le créancier, qui peut valablement se faire représenter, semble disposer d’un éventuel intérêt légitime à la communication de données personnelles relatives au débiteur. Par ailleurs, il importe de relever que bon nombre de sociétés de recouvrement tendent à conserver les données collectées dans leur propre registre dans le but d’une utilisation ultérieures à d’autres fins (p. ex. : examen de solvabilité pour d’autres clients, etc.).

Est-il possible pour une personne du ménage de procéder à l’annonce de tout le ménage auprès du contrôle des habitants lors de leur arrivée ?

Les personnes majeures se présentent personnellement pour annoncer leur arrivée, à moins d'en avoir été dispensées pour de justes motifs par le ou la préposé-e ; un conjoint ou un partenaire enregistré peut toutefois faire l'annonce pour l'autre conjoint ou partenaire. Pour le partenaire enregistré, oui. Pour les enfants mineurs, la déclaration doit se faire par le représentant légal (art. 6 LCH). A relever que les communes peuvent prévoir la possibilité d’une annonce électronique (art. 6 al. 2 LCH).

Dans la même idée, est-il possible de fournir à un membre du même ménage (pas marié) une attestation de domicile pour les autres membres du ménage sans procuration ?

Pour un concubin avec une procuration valable, oui. Pour le partenaire enregistré, oui. Pour les enfants mineurs, l’attestation est à fournir au représentant légal. Pour les autres cas, l’attestation doit être adressée à la personne concernée.

Un nouvel habitant peut-il refuser de nous fournir les données nécessaires à son enregistrement ? Partant du principe qu’il affirme « vouloir protéger ses données »

Non. Tout nouvel habitant a une obligation de s’annoncer (art. 6 LCH) et doit, par conséquent, fournir les données nécessaires à la tenue du registre des habitants (art. 7 al. 1 LCH et art. 8 al. 1 LCH). Il s’agit des données visées à l’article 4 LCH, à savoir les données minimales prévues par l’article 6 de la loi fédérale du 23 juin 2006 sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes (LHR ; RS 431.02), ainsi que celles prévues à l’article 4 alinéa 2 LCH.

De plus, l’administré qui ne se soumet pas à l’obligation de s’annoncer ou qui refuse de donner aux organes compétents les renseignements nécessaires à la tenue du contrôle des habitants encourt le risque d’une sanction pénale (art. 23 al. 1 let. a et c LCH).

Avons-nous le droit de remettre des listes de données personnelles (p. ex. : nom, prénom et adresse des habitants, avis de naissances, arrivées et départs, etc.) à autrui ? Y a-t-il une distinction entre la transmission de données entre les communes, les associations privées, les sociétés locales et les habitants ? 

Selon les conditions applicables au statut du demandeur.

La communication d’une liste d’habitants constitue une communication systématique qui nécessite l’existence d’une base légale l’y autorisant. De plus, la réponse dépend du statut que revêt le requérant (personne morale de droit public, personne privée, personne privée délégataire de tâches publiques). 

S’il s’agit d’une personne privée non-délégataire de tâches publiques (p. ex. : sans mandat de prestations), la communication est régie par l’article 17 alinéa 2 LCH. Dans un tel cas, le conseil communal peut autoriser la communication des nom, prénom(s), date de naissance et adresse de personnes définies par un critère général, en vue de leur utilisation à des fins idéales dignes d'être soutenues, à savoir non commerciale, et pour autant qu’il n’existe pas un droit de blocage (art. 18 LCH). L’avis de naissance ne figure pas dans les données qu’il est permis de communiquer en vertu de l’article 17 LCH ; la liste est exhaustive. 

En revanche,  si le requérant est une personne privée délégataire de tâches  publiques, il faut examiner au cas par cas si une base légale autorise la communication, ou s'il en a besoin pour l'accomplissement de ses tâches publiques.

La communication systématique de données inscrites au contrôle des habitants à des organes publics ne relèvent de la compétence ni du ou de la préposé-e au contrôle des habitants ni du conseil communal (art. 16a LCH). Une telle demande doit être formulée au Service de la population et des migrants (SPoMi) en vertu de l’article 2 alinéa 1 de l’ordonnance relative à la plate-forme informatique contenant les données des registres des habitants du 14 juin 2010 (RSF 114.21.12).

En outre, sont réservées les dispositions légales fédérales au cantonales qui prévoient une obligation de communication en matière d'entraide administrative à certaines conditions. Dans un tel cas, elles priment sur la LCH. À titre d'exemple, il est possible de citer l'article 32 alinéa 1 de la loi fédérale du 6 octobre 2000 sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA ; RS 830.1)

La commune peut-elle encore fournir la liste des habitants au responsable d’une piscine communale par exemple, ou encore à l’Office du tourisme pour permettre aux résidents de bénéficier d’une réduction des entrées ?

Dans le cas de la piscine communale ou de l’Office du tourisme, l’accès aux données des habitants dépend de l’organisation de son administration et de sa gestion. Si celles-ci s’avèrent réalisées par la commune, il s’agit d’une question d’organisation interne de ses tâches. Dans ce cas, il convient à la commune d’apprécier si l’accomplissement des tâches de la piscine nécessitent d’avoir une liste des habitant-e-s à disposition, et de régler le droit d’accès au sein de l’administration communale. En revanche, s’il s’agit par exemple d’une piscine privée, la question doit être analysée sous l’angle de l’article 17 LCH.

En lien avec la question ci-dessus, la signature d’une décharge est-elle suffisante et palie-t-elle les normes légales ? Par ailleurs, la commune est-elle déchargée de sa responsabilité en cas de traitement illicite si elle fait signer au requérant une décharge qui indique que la communication est faite dans le respect de la loi ?

Non. Le fait de faire signer une décharge au requérant ne pallie pas l’absence d’une base légale autorisant la communication de données. En principe, toute communication de données requiert l’existence soit d’une base légale autorisant l’organe public à communiquer des données, soit que les dispositions légales qui règlent l’accomplissement de ses tâches publiques impliquent la communication des données. Cependant, il est possible pour une personne de consentir à la communication de certaines de ses données, mais uniquement dans un cas déterminé (un consentement général et à l’avance n’est pas possible).

Enfin, lorsque la commune transmet des données dans le respect de la loi et en faisant preuve de toute la diligence requise pour garantir la protection des données, elle ne saurait être tenue pour responsable si le tiers viole la protection des données par la suite, notamment en utilisant les données à d’autres fins par exemple.

Une analyse d’impact doit-elle être menée à chaque demande de liste ?

L’analyse d’impact en protection des données (AIPD) ne doit être réalisée que lorsqu’il existe un risque élevé d’atteinte à la personnalité et aux droits fondamentaux des personnes concernées. Il appartient à l’organe public d’apprécier les risques d’atteinte possibles en fonction de la nature des données visées.

A première vue, la transmission de listes de personnes dans un cas isolé ne semble pas présenter un risque élevé pour les droits fondamentaux des personnes concernées. Pour de plus amples informations à ce sujet, nous vous renvoyons aux modèles à disposition sur notre site Internet.

A-t-on le droit de confirmer/infirmer dans un cas d'espèce l'arrivée ou le départ d'un habitant à un tiers sans pour autant divulguer l'adresse ? 

Si ce tiers est une personne privée, non, sauf si les conditions de l’article 17 alinéa 1 LCH s’avèrent remplies (cf. question 1). En outre, il faut s’assurer qu’il n’existe pas un droit de blocage (art. 18 LCH) avant toute communication de données.

Si le tiers est un organe public ou un délégataire de tâche publique, le ou la préposé-e au contrôle des habitant-e-s peut, dans un cas d'espèce et sur demande, communiquer à une autorité ou à une administration publique les données dont elle a besoin pour l'accomplissement de sa tâche (art. 16b al. 1 LCH). En outre, sont réservées les dispositions légales fédérales ou cantonales qui prévoient une obligation de communication en matière d’entraide administrative à certaines conditions. Dans un tel cas, elles priment sur la LCH. À titre d’exemple, il est possible de citer l’article 32 alinéa 1 de la loi fédérale du 6 octobre 2000 sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA ; RS 830.1).

Est-ce qu’on peut transmettre l’information à une personne tierce qu’un habitant est décédé ? 

Oui, à certaines conditions. Les décès font l’objet d’une publication obligatoire dans la Feuille officiel (ci-après : FO) chaque mois, et les données ainsi publiées constituent des données publiques qui peuvent être reprises par les communes. Il est dès lors possible pour une commune de communiquer à un tiers le décès d’un habitant, pour autant que ledit décès ait déjà été publié dans la FO. Il est à préciser qu’aucune information relative au décès autre que celles publiées dans la FO ne peut être communiquée (p. ex. : il n’est pas possible d’indiquer les circonstances de la mort si la commune les connaît, etc.). 

De plus, l’article 30 LPrD règle la consultation des données personnelles d’une personne décédée. Celles-ci peuvent être consultées si la personne qui les demande a un intérêt à obtenir ces renseignements, et si aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s’y oppose, notamment celui de la personne décédée ou de ses proches. Un intérêt à la consultation des données est établi en présence d'un lien de parenté proche, d'un mariage ou d'une communauté de vie analogue au mariage avec la personne décédée. Pour l'accès aux données soumises au secret professionnel, l'article 321 du Code pénal suisse du 21 décembre 1937 (CP ; RS 311.0) est réservé.

Est-il possible de transmettre l’adresse d’un habitant à un tiers (famille d’un défunt) afin qu’il puisse lui envoyer des remerciements ? 

Non, sauf si la personne concernée y consent. La communication de l’adresse d’un habitant à un tiers (famille d’un défunt) est réglée par l’article 17 alinéa 1 LCH (cf. question 1). Toutefois, dans une telle situation, la condition de l’intérêt légitime ne semble pas remplie. La communication des données demandées ne peut dès lors intervenir qu’avec le consentement de la personne concernée. 

En cas de blocage par un habitant, pouvons-nous transmettre ses données aux entreprises (p. ex. : pour le Groupe E, en cas de non-paiement ou d’une omission d’annonce) ?

En principe, le droit de blocage doit être respecté. Toutefois, il n'est pas absolu. À certaines conditions (art. 31 al. 2 LPrD ; art. 18 al. 2 LCH), les données peuvent néanmoins être communiquées. 

Sous l’angle de la LPrD, la communication des données doit tout de même avoir lieu lorsqu’elle est prévue par la loi, lorsque le défaut de communication risque de compromettre l'accomplissement de tâches de l'organe public, ou encore lorsque la personne qui requiert les données est une personne privée et les deux conditions ci-après sont remplies : 1. il n'existe aucun obstacle juridique à la communication et 2. le requérant ou la requérante rend vraisemblable que la personne concernée ne s'oppose à la communication que dans le but de l'empêcher de se prévaloir de prétentions juridiques ou de faire valoir d'autres intérêts légitimes.

Sous l’angle de la LCH, la communication des données peut avoir lieu notamment lorsqu'elle est prévue par une disposition légale, ou lorsque le blocage aurait pour effet d'empêcher le requérant de se prévaloir de prétentions juridiques ou de faire valoir d'autres intérêts légitimes ; dans la mesure du possible, la personne concernée sera préalablement entendue.

Il appartient à la commune d’informer au préalable la personne concernée et, dans l’hypothèse où elle maintient son droit de blocage, il convient d’effectuer une pesée des intérêts entre les intérêts de la personne qui demande la communication des données et les intérêts de la personne concernée à ce que ses données ne soient pas communiquées. 

À toutes fins utiles, il sied de préciser que le Groupe E revêt un statut quelque peu particulier dans le sens où il s’agit d’une société de droit privé, mais qui peut être délégataires de tâches publiques dans certains cas. En effet, le Groupe E revêt le statut de personne privée délégataire de tâches publiques lorsqu’elle accomplit des tâches dans le cadre d’un mandat ou d’une concession octroyée par la Confédération, le canton ou les communes (p. ex. : dans le domaine de l’électricité), mais également lorsqu’elle exerce des activités en situation de monopole. Dans ces cas, Groupe E doit être assimilé à un organe public responsable du traitement au sens de l’article 31 LPrD.

Quelles sont les conséquences en cas de mauvaise pesée des intérêts ? 

En cas de mauvaise pesée des intérêts et, par conséquent, d’une communication de données illicite, la commune engage sa responsabilité (art. 6 de la loi du 16 septembre 1986 sur la responsabilité civile des collectivités publiques et de leurs agents, LResp ; RSF 16.1). Cette dernière peut, à certaines conditions, se retourner contre l’agent ayant procédé à la communication des données (art. 10 et 11 LResp).

Si la personne concernée estime que la commune a réalisé une mauvaise pesée des intérêts, il lui est possible de faire valoir les droits défensifs prévus à l’article 33 LPrD, ainsi que d'éventuelles prétentions en dommages-intérêts et en réparation du tort moral (art. 35 LPrD).

En outre, il n’est pas exclu que des dispositions du CP (p. ex. : violation du secret de fonction, accès indus à un système informatique, etc.) soient également applicables dans un tel cas.

Qui est compétent pour autoriser la communication des données ?

La compétence dépend du type de requérant et de communication.

La communication de données dans un cas d’espèce à un organe public ou à une personne privée relève de la compétence du ou de la préposé-e au contrôle des habitant (art. 16b al. 1 LCH, art. 17 al. 1 LCH). En revanche, la communication de données systématique à une personne privée relève de la compétence du conseil communal (art. 17 al. 2 LCH).